Nous reconnaissons l'importance de la sécurité et de la confidentialité des informations personnelles que les Titulaires d'informations fournissent à nos Entreprises via les différents canaux créés (notamment les sites web, les applications, les documents physiques), et nous nous engageons à garantir leur protection et leur Traitement adéquat, conformément au régime juridique relatif à la protection des données personnelles en vigueur dans chaque territoire où nous opérons.

Communiquer aux Titulaires des informations personnelles, le type de données, les objectifs du Traitement, la protection et les droits qui leur sont accordés en tant que Titulaire des informations et les procédures pour les faire valoir.

Responsable du traitement : Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca
Numéro d'enregistrement : 890.100.577-6 NIT
Adresse postale : Calle 26#59-15 (Colombie)
Téléphone : 5877700
E-mail : habeasdata@avianca.com.

Direction des risques, de la sécurité et de la conformité de l'information.

4.1 Qui sommes-nous ?

4.1.1 Les entreprises

Aerovías del Continente Americano S.A., Avianca est une entreprise commerciale immatriculée en République de Colombie agissant en tant qu'employeur, directement ou par l'intermédiaire de ses succursales légalement constituées au sein des territoires d'Argentine, d'Aruba, de Colombie, du Brésil, de Curaçao, d'Espagne, du Royaume-Uni, de Panama et du Venezuela.

Tampa Cargo S.A.S., une société commerciale immatriculée en République de Colombie agissant en tant qu'employeur, directement ou par l'intermédiaire de ses succursales légalement constituées au sein des territoires de la Colombie et des États-Unis.

Taca International Airlines S.A., société commerciale immatriculée en République du Salvador agissant en tant qu'employeur, directement ou par l'intermédiaire de ses succursales légalement constituées sur les territoires du Salvador et du Guatemala.

Trans American Airlines S.A., société commerciale immatriculée en République du Pérou agissant en tant qu'employeur, directement ou par l'intermédiaire de ses succursales légalement constituées au sein des territoires d'Argentine, de Bolivie, du Brésil, du Guatemala, du Paraguay et du Pérou.

Avianca Ecuador S.A., société commerciale immatriculée en République de l'Équateur agissant en tant qu'employeur sur le territoire de l'Équateur.

Líneas Aéreas Costarricenses S.A. Lacsa, une société commerciale immatriculée en République du Costa Rica agissant en tant qu'employeur, directement ou par l'intermédiaire de ses succursales légalement constituées au sein des territoires du Costa Rica, de Cuba, de République dominicaine et du Venezuela.

Aviateca S.A., société commerciale immatriculée en République du Guatemala, agissant en tant qu'employeur sur le territoire du Guatemala.

Aviaservicios S.A., société commerciale immatriculée en République du Guatemala, agissant en tant qu'employeur sur le territoire du Guatemala.

Pitasa S.A., société commerciale immatriculée en République du Guatemala, agissant en tant qu'employeur directement sur le territoire du Guatemala.

American Central Corporation, une société commerciale constituée aux États-Unis d'Amérique agissant en tant qu'employeur, directement ou par l'intermédiaire de ses succursales légalement constituées sur les territoires des États-Unis, du Canada et de Porto Rico.

Grupo Taca de Chile S.A., société commerciale immatriculée en République du Chili, agissant en tant qu'employeur sur le territoire du Chili.

Isleña de Inversiones, S.A. de C.V., société commerciale immatriculée en République du Honduras, agissant en tant qu'employeur sur le territoire du Honduras.

Servicio Terrestre, Aéreo y Rampa S.A., société commerciale immatriculée en République du Costa Rica, agissant en tant qu'employeur sur le territoire du Costa Rica.

Servicios Aéreos Nacionales S.A., société commerciale immatriculée en République du Costa Rica, agissant en tant qu'employeur sur le territoire du Costa Rica.

Servicios Aeronáuticos PilotCrew-CR S.A., société commerciale immatriculée en République du Costa Rica, agissant en tant qu'employeur sur le territoire du Costa Rica.

Servicios Misceláneos Australes S.A., société commerciale immatriculée en République du Costa Rica, agissant en tant qu'employeur sur le territoire du Costa Rica.

Membres d'équipage de Taca S.A., société commerciale immatriculée en République du Costa Rica, agissant en tant qu'employeur sur le territoire du Costa Rica.

Vu-Marsat S.A., société commerciale immatriculée en République du Costa Rica, agissant en tant qu'employeur sur le territoire du Costa Rica.

Taca de Costa Rica S.A., société commerciale immatriculée en République du Costa Rica, agissant en tant qu'employeur sur le territoire du Costa Rica.

Pilotos de Taca S.A. de C.V., société commerciale immatriculée en République du Salvador, agissant en tant qu'employeur sur le territoire du Salvador.

Technical and Training Services, S.A. de C.V., société commerciale immatriculée en République du Salvador, agissant en tant qu'employeur sur le territoire du Salvador.

Avianca Inc., société commerciale immatriculée aux États-Unis d'Amérique agissant en tant qu'employeur sur le territoire des États-Unis.

Taca de Honduras S.A. de C.V., société commerciale immatriculée en République du Honduras, agissant en tant qu'employeur sur le territoire du Honduras.

Grupo Taca Panamá S.A., société commerciale immatriculée en République du Panama, agissant en tant qu'employeur sur le territoire du Panama.

Nicaragüense de Aviación S.A., société commerciale immatriculée en République du Nicaragua, agissant en tant qu'employeur sur le territoire du Nicaragua.

Taca de México S.A., société commerciale immatriculée aux États-Unis du Mexique agissant en tant qu'employeur sur le territoire du Mexique.

C.R. Int'l Enterprises, Inc., société commerciale constituée aux États-Unis d'Amérique agissant en tant qu'employeur sur le territoire des États-Unis.

Toutes désignées ci-après individuellement et collectivement les Entreprises, qui, afin de fournir et de commercialiser des services de transport aérien de passagers et de produits et services connexes comme des forfaits touristiques, des services de fret aérien et/ou terrestre, des services de courrier express et de coursiers, des services aéroportuaires, des services de formation et de training, des programmes de fidélité, pouvons agir sous les marques AVIANCA, AVIANCA ECUADOR S.A., AVIATECA, LACSA, TACA, AVIANCA CARGO, AVIANCA SERVICES, AVIANCA TOURS, DEPRISA, PREFERENCIA "Programa para viajes empresariales", AVIANCA EXPERIENCE AIRPASS, AVIANCA STORE, ou uniquement sous la marque AVIANCA, toutes respectivement et selon le cas, Responsables et/ou Sous-traitants en charge du Traitement de l'information et des données personnelles.

4.2 Acceptation de cette politique de confidentialité et finalités du traitement des informations

Au sens de la présente Politique, on entend par « Traitement » toute opération ou ensemble d'opérations portant sur des données personnelles telles que leur collecte, leur stockage, leur utilisation, leur circulation ou leur suppression.

Cette Politique de confidentialité et du Traitement des données personnelles ainsi que ses conditions est considérées comme acceptée dès que le Candidat et/ou l'Aspirant, Collaborateur lié par un contrat de travail, Tiers lié, Collaborateur pensionné et/ou retraité, fournit ses données personnelles par le biais de tout canal ou moyens mis en place par les Entreprises, afin de permettre la bonne exécution des différents processus et procédures de Ressources humaines.

Comme le définissent les présentes, le collaborateur lié par un contrat de travail et/ou les tiers liés, qui fournissent leurs propres données personnelles et/ou les données personnelles de Titulaires appartenant à leur groupe familial et/ou de leurs ayants droit, savent et acceptent que les Entreprises traitent les informations personnelles aux fins énoncées dans la présente Politique, en garantissant la transparence et le respect de la réglementation en vigueur et des politiques internes de l'Organisation, lorsque le Collaborateur lié par un contrat de travail et/ou des tiers liés agissent par représentation ou stipulation en faveur d'un tiers ou pour un tiers, et ce, selon le principe de bonne foi.

En acceptant cette Politique de confidentialité, et au moment de signer l'autorisation lors de la signature du contrat, chacun des Titulaires des informations (y compris ceux du groupe familial et/ou les ayants droit du Collaborateur lié par un contrat de travail et/ou les tiers liés), autorisent les Entreprises à procéder au Traitement partiel ou total de leurs informations personnelles comprenant leur collecte, stockage, utilisation, circulation, enregistrement, traitement, transmission et/ou transfert national et international, et uniquement aux fins ci-après énoncées :

4.2.1 Gestion des processus liés au talent humain au sein des entreprises

• Traiter les informations personnelles pour la bonne gestion de tous les processus liés au Talent Humain au sein des Entreprises, ainsi que pour l'envoi d'informations relatives auxdits processus, telles que : promouvoir les procédures de vérification et d'évaluation des candidats dans les processus de sélection des Entreprises, le contrôle et la surveillance du processus d'embauche, le soutien et l'exécution des avantages collectifs découlant d'un contrat de travail, tels que, mais sans s'y limiter : l'inscription du collaborateur et de ses ayants droit dans le système AVIAJAR pour l'émission des billets avantages, bulletins de salaire ou reçus de paiement, l'affiliation et le paiement des cotisations au système global de sécurité sociale, l'inscription et/ou la mise à jour des bénéficiaires du système global de sécurité sociale, le paiement des salaires, les cours de formation et d'éducation, l'attention d'activités de bien-être, la gestion du système de sécurité et de santé au travail dans l'exercice de différentes activités de travail et/ou tout autre type d'informations liées directement et indirectement au respect des obligations dérivées du contrat de travail, contrat civil ou commercial et avec l'administration des Ressources humaines.
• Fournir des informations personnelles aux autorités nationales et internationales de contrôle et de surveillance, administratives, policières et judiciaires, en application d'une obligation légale ou réglementaire, pour la défense des droits et/ou des biens des Entreprises, de leurs clients, des utilisateurs ou de leurs sites Internet pour la détection, ou la prévention de la fraude, du blanchiment d'argent, du financement du terrorisme, prévention des conflits d'intérêts, détection de personnes publiquement ou politiquement exposées (PPE), pour la prévention, la détection, l'appréhension ou la persécution d'actes criminels ou lorsque les Sociétés considèrent de bonne foi que la transmission des informations et des données personnelles est dans le meilleur intérêt pour préserver la sécurité interne et/ou externe.
• Permettre l'accès aux informations et aux données personnelles aux auditeurs ou à des tiers engagés pour effectuer des processus d'audit interne ou externe spécifiques à l'activité commerciale que nous exerçons.
• Consulter et mettre à jour les informations et données personnelles, à tout moment, afin de maintenir la véracité des informations.
• Sous-traiter à des tiers le stockage et/ou le traitement des informations et des données personnelles pour permettre la bonne exécution des processus et des procédures propres aux Ressources Humaines, dans le respect des normes de sécurité et de confidentialité qui nous incombent.
• Transmettre des données personnelles vers des pays autres que ceux où les informations sont collectées, pour lesquels les Entreprises rechercheront la protection desdites données conformément aux normes légales de sécurité et de confidentialité établies dans le présent document.
• Transférer vos informations et données personnelles en cas de changement de contrôle d'une ou plusieurs des Entreprises ou de l'une des unités commerciales dans le cadre d'une fusion, acquisition, faillite, scission ou création, à la nouvelle entité gérant les Entreprises ou l'unité commerciale. Si, à la suite du changement de contrôle, il y a un changement de responsable du traitement des informations et des données personnelles, cette situation sera informée aux titulaires des informations et des données personnelles, afin qu'ils puissent exercer leurs droits conformément à la loi applicable. Les conditions selon lesquelles les Titulaires pourront exercer leurs droits seront indiquées au moment de l'annonce du changement de gestion.

4.3 Champ d'application

Cette politique de confidentialité des données personnelles, ainsi que les finalités décrites ci-dessus, s'appliquent aux titulaires des informations qui agissent sous l'une des qualités décrites ci-dessous.

4.3.1 Candidats et/ou aspirants pour combler un poste vacant, une place ou un poste au sein des Entreprises (ci-après le « candidat »)

Par candidat, on entend toute personne physique qui exprime, par tout moyen mis à disposition par les Entreprises, son intérêt à participer aux processus d'attraction des Talents Humains. En acceptant cette Politique de confidentialité, chacun des candidats, agissant en tant que Titulaire des informations, autorise les Entreprises à réaliser le Traitement partiel ou total des données de celles-ci, comprenant la collecte, le stockage, l'enregistrement, l'utilisation, la circulation, le traitement, la suppression, la transmission et/ou le transfert à des tiers, conformément aux conditions de la présente Politique de confidentialité, aux fins décrites à la section 6.1 et notamment pour :

• L'envoi d'e-mails, d'informations liées aux processus de sélection, à l'administration des postes vacants disponibles dans les Entreprises, aux processus d'embauche et/ou tout autre type d'informations liées directement et indirectement au respect des obligations dérivées du contrat de travail, civil ou commercial avec l'administration du talent humain.
• Processus de vérification et de consultation de la véracité des informations, des références personnelles et/ou professionnelles, des dossiers disciplinaires et/ou judiciaires ou liés aux listes restrictives de risques, à la prévention du blanchiment d'argent, de la corruption et du financement du terrorisme.
• Consulter et mettre à jour les informations et données personnelles, à tout moment.

4.3.2 Collaborateur lié par contrat de travail

Le Collaborateur lié par un Contrat de Travail est la personne qui est liée au moyen d'un contrat de travail à l'une des Entreprises (ci-après le « Collaborateur lié par un Contrat de Travail »). En acceptant cette Politique de confidentialité, le Collaborateur lié par un Contrat de travail, agissant en qualité de Titulaire des informations des données personnelles collectées, autorise expressément les Entreprises à réaliser le Traitement partiel ou total des données de celles-ci, comprenant la collecte, le stockage, l'enregistrement, l'utilisation, la circulation, le traitement, la suppression, la transmission et/ou le transfert vers des pays tiers, conformément aux conditions de la présente Politique de confidentialité, aux fins décrites à la section 6.1 et notamment pour :

• Envoyer des informations relatives aux processus et aux procédures des Ressources humaines, par exemple : bulletin de paie ou tickets de paiement, avantages collectifs découlant d'un contrat de travail, demande d'informations utiles à l'Entreprise, certificats de prélèvements à la source, demande de mise à jour de données, informations d'intérêt, demande de documents, plannings de travail, circulaires, politiques, manuels, cours de formation et d'apprentissage, réservations et pré-réservations d'utilisation de billets avantages, conventions collectives, confirmation de billet pour l'utilisation du transport et/ou tout autre type d'informations directement et indirectement liées au respect des obligations dérivées de l'existence d'un contrat de travail.
• Vérifier la véracité des informations fournies, consulter les références personnelles et/ou professionnelles, et consulter les antécédents disciplinaires et/ou judiciaires sur les portails officiels.
• Consulter et mettre à jour les informations et données personnelles, à tout moment, afin de maintenir lesdites informations à jour.

4.3.3 Tiers liés

Les tiers liés sont des personnes physiques, autres que les collaborateurs liés par un contrat de travail, qui fournissent des services ou soutiennent l'exécution de certains processus dans les Entreprises, notamment les membres des Conseils d'administration des Entreprises, ou qui sont au service de tout entrepreneur ou fournisseur de biens et de services, qu'il s'agisse d'une personne physique ou morale, qui a conclu un contrat civil ou commercial avec les Entreprises, et qui, en raison de l'un de ces contrats, exécute des tâches ou remplit des fonctions de support opérationnel, technique, administratif ou commercial, (ci-après « Tiers lié »).

En acceptant cette Politique de confidentialité, le Tiers lié, agissant en tant que Titulaire des informations, autorise expressément les Entreprises à réaliser le Traitement partiel ou total des données de celles-ci, comprenant la collecte, le stockage, l'enregistrement, l'utilisation, la circulation, le traitement, la suppression, la transmission et/ou le transfert à des tiers, conformément aux conditions de la présente Politique de confidentialité, aux fins décrites à la section 6.1 et notamment pour :

• Envoyer des informations relatives aux processus et aux procédures des Ressources humaines, par exemple : Confirmation des réservations et pré-réservations générées par les systèmes de l'Organisation, les accords d'entreprise et/ou tout autre type d'informations directement et indirectement liées à l'exécution des obligations dérivées de l'existence d'un contrat civil ou commercial avec les Entreprises.
• Consulter et mettre à jour les informations et données personnelles, à tout moment, afin de maintenir lesdites informations à jour.

4.3.4 Groupe familial et/ou bénéficiaire

Par Groupe familial, on entend toutes les personnes physiques ayant un lien de sang et/ou civil avec tout Collaborateur lié par un contrat de Travail ou un tiers lié, qui bénéficie des avantages accordés directement par les Entreprises. Le bénéficiaire est la personne physique inscrite dans les systèmes d'administration des ressources humaines par un collaborateur lié par un contrat d'emploi ou par un tiers lié, pour l'octroi des avantages directement offerts par les Entreprises (ci-après « Groupe Familial et/ou bénéficiaire »).

4.3.5 Ancien collaborateur

Il s'agit d'une personne physique qui entretenait une relation de travail générée par un contrat de travail avec l'une des Entreprises et qui s'est terminée pour l'une des causes légales établies (ci-après « Ancien collaborateur »).

En acceptant cette Politique de confidentialité, l'Ancien collaborateur, agissant en qualité de Titulaire des informations, autorise expressément les Entreprises à réaliser le Traitement partiel ou total des données de celles-ci, comprenant la collecte, le stockage, l'enregistrement, l'utilisation, la circulation, le traitement, la suppression, la transmission et/ou le transfert à des tiers, conformément aux conditions de la présente Politique de confidentialité, aux fins décrites à la section 6.1 et notamment pour :

• Envoi d'e-mails, d'informations relatives aux processus et procédures propres des Ressources humaines qui peuvent survenir après la fin du contrat de travail, telles que : la confirmation des réservations et pré-réservations générées par les systèmes, accords d'entreprise et/ou tout autre type d'informations directement et indirectement liées au respect des obligations pouvant découler de la fin du contrat de travail.

4.3.6 Collaborateur retraité/pensionné

Personne physique qui a été liée avec l'une des Entreprises par une relation de travail générée par un contrat de travail, qui a pris fin lors de la reconnaissance de son droit à bénéficier d'une pension directement par les Entreprises ou reconnu par le Système de sécurité sociale (ci-après le « Collaborateur retraité/pensionné »).

En acceptant cette Politique de confidentialité, le Collaborateur retraité ou pensionné, agissant en qualité de Titulaire des informations, autorise les Entreprises à réaliser le Traitement partiel ou total des données de celles-ci, comprenant la collecte, le stockage, l'enregistrement, l'utilisation, la circulation, le traitement, la suppression, la transmission et/ou le transfert à des tiers, conformément aux conditions de la présente Politique de confidentialité, aux fins décrites à la section 2 et notamment pour :

• L'envoi des informations relatives aux processus et aux procédures des Ressources humaines, telles que : la confirmation des réservations et pré-réservations générées par les systèmes et/ou de tout autre type d'informations directement et indirectement liées au respect des obligations pouvant découler de la fin du contrat de travail ou de la gestion des informations en tant que retraité/pensionné.

4.3.7 Tout autre propriétaire intéressé des informations conservées dans les dossiers administratifs du personnel (ci-après « autre partie intéressée »)

En acceptant cette Politique de confidentialité, tout autre titulaire intéressé agissant en qualité de Titulaire des informations des données personnelles collectées, autorise expressément les Entreprises à réaliser le Traitement partiel ou total des données de celles-ci, comprenant la collecte, le stockage, l'enregistrement, l'utilisation, la circulation, le traitement, la suppression, la transmission et/ou le transfert à des tiers, conformément aux conditions de la présente Politique de confidentialité, aux fins décrites à la section 6.1 et notamment pour :

• L'envoi d'informations relatives aux processus et aux procédures des Ressources humaines, telles que : la confirmation des réservations et pré-réservations générées par les systèmes internes, accords d'entreprise et/ou tout autre type d'informations directement et indirectement liées au respect des obligations découlant d'un contrat civil ou commercial signé avec l'une des Entreprises.

4.4 Informations et données personnelles que nous traitons

Les Entreprises peuvent collecter des informations et données personnelles auprès de : candidats, collaborateurs liés par un contrat de travail, tiers liés, groupe familial et/ou bénéficiaire, ancien collaborateur, collaborateur pensionné/retraité et/ou tout autre Titulaire des données intéressé, qui peut varier en fonction des exigences des autorités locales, des capacités technologiques, de la nature du contrat, de la nature des avantages légaux et extralégaux, entre autres. À ces fins, les informations et données personnelles suivantes peuvent être collectées, qui peuvent être stockées et/ou traitées sur des serveurs situés dans des centres informatiques, qu'ils soient détenus ou sous contrat avec des tiers, qui peuvent être situés dans le cloud ou dans différents pays :

Dans le cas de candidats à un poste au sein des Entreprises, le traitement portera sur : noms et prénoms, type et numéro de pièce d'identité, nationalité, date de naissance, sexe, état civil, numéros de téléphone fixe et portable du candidat et références personnelles et professionnelles indiquées dans son curriculum vitae, adresses postale et électronique du candidat et références personnelles et professionnelles indiquées dans son curriculum vitae, fax (personnel et/ou professionnel), profession ou métier, profil académique, profil professionnel.

Dans le cas des travailleurs actifs, retraités, retraités et autres personnes ayant eu un contrat de travail avec les Entreprises : noms et prénoms, type et numéro de pièce d'identité, date de naissance, sexe, état civil, numéro de téléphone de domicile, numéro de téléphone portable, fax (personnel et/ou professionnel), profession ou métier, profil académique, profil professionnel, date d'entrée, nationalité, département, groupe sanguin, nom de la mère, nom du père. Nom des membres du groupe familial à inclure comme bénéficiaires des billets, emploi précédent, handicap physique, relation avec un fonctionnaire – degré de relation, type de contrat, durée du contrat, bon de transport, Ingg pour pax, contribution syndicale, poste, salaire, fonction, profil du poste, jours travaillés par semaine, heures mensuelles, heures hebdomadaires, type de paiement, compte bancaire pour le paiement des salaires, organisme de paiement, caisse de chômage, organisme de santé, fonds de pension, caisse d'allocations familiales, entité prestataire de santé EPS, entité de médecine prépayée, certifications d'examens médicaux périodiques et de retraite.

Autres données nécessaires à l'exécution de la relation contractuelle :

Pour les tiers liés (entendus comme : les personnes physiques, autres que les travailleurs liés par un contrat de travail, qui fournissent leurs services aux Entreprises dans le cadre d'un contrat de tout type autre que le contrat de travail, ou qui sont au service de tout entrepreneur ou fournisseur de biens ou de services, qu'il s'agisse d'une personne physique ou morale, qui a conclu un contrat civil ou commercial avec les Entreprises, et qui, dans le cadre de l'un de ces contrats remplit des tâches ou des fonctions de support opérationnel, technique, administratif ou commercial : noms et prénoms, type et numéro de pièce d'identité, date de naissance, sexe, état civil, numéro de téléphone de domicile, numéro de téléphone mobile, adresses postales et électroniques (personnelles et/ou professionnelles), fax (personnel et/ou professionnel), profession ou métier, profil académique, profil professionnel, nationalité, département, relation avec un fonctionnaire – degré de parenté, type de contrat, fin du contrat.

Dans le cas du groupe familial et des bénéficiaires (fait référence aux données des membres de la famille pour l'utilisation des avantages des billets ou des avantages extralégaux conformément aux informations du CV et au format d'inscription « Documents du bénéficiaire ») : nom (bénéficiaire), pièce d'identité, date de début de validité (date d'entrée dans l'Entreprise du collaborateur), date de naissance (du bénéficiaire), nationalité, département, pays, sexe, lien de parenté avec le collaborateur.

Les Titulaires des informations ne seront en aucun cas obligés d'autoriser le traitement des données sensibles. Sans préjudice de ce qui précède, dans les cas où, afin de garantir la bonne exécution des processus de Ressources humaines, les Titulaires fournissent certaines données personnelles sensibles aux Entreprises, il est entendu que leur utilisation est autorisée, aux fins exprimées dans les présentes, et qu'elles seront traitées selon la politique de sécurité de l'entreprise.

En outre, pour des raisons de sécurité, les Entreprises pourront collecter, stocker, rapprocher ou partager avec différentes autorités administratives, de contrôle et de surveillance, autorités de police et autorités judiciaires, nationales et internationales, des informations et des données personnelles, comprenant notamment des données biométriques, obtenues par tout dispositif biométrique, d'enregistrement d'images, audio ou vidéo, situé dans nos installations (comme des bureaux administratifs, des points de vente, des salles VIP, des modules de service dans les aéroports, des bureaux administratifs situés dans les différents aéroports et zones réglementées des aéroports). Les Entreprises informent le grand public de ce fait en publiant des Avis de Confidentialité situés dans les lieux où les données personnelles sont collectées.

4.5 Validité du traitement des informations et données personnelles

Les informations fournies par les candidats pour pourvoir un poste vacant au sein des Entreprises resteront conservées pendant une durée maximale d'un (1) an à compter de la date du dernier Traitement, pour être prises en compte dans les futurs processus de sélection auxquels ils participeront.

Les informations fournies par les travailleurs actifs, les anciens travailleurs, les travailleurs pensionnés ou retraités et d'autres personnes ayant entretenu une relation de travail directe avec les Entreprises, seront conservées pendant une période de deux (2) ans à compter du dernier Traitement, dans le respect des obligations légales et/ou contractuelles qui leur incombent, ou pendant la durée nécessaire au respect des dispositions applicables à la matière concernée et aux aspects administratifs, comptables, fiscaux, juridiques et historiques de l'information, ou dans tout autre cas prévu par la loi.

À l'issue de la période de précaution de deux (2) ans, l'historique de travail sera stocké physiquement, sur des supports électroniques ou d'autres supports dont disposent les Entreprises et prévus à cet effet, pendant toute la durée nécessaire pour respecter les obligations légales et/ou contractuelles qui leur incombent, en particulier en ce qui concerne les politiques d'entreprise, les obligations légales et/ou contractuelles, ou pendant toute la durée nécessaire pour respecter les dispositions applicables à la matière en question et aux aspects administratifs, comptables, fiscaux, du travail et de la sécurité sociale, juridiques et historiques de l'information, ou dans tous les cas prévus par la loi.

4.6 Véracité des informations

Il est de l'obligation du Titulaire intéressé de fournir des informations véridiques sur ses données personnelles pour mener à bien les processus de : attraction de talents humains et formalisation de la relation de travail, et pour rendre possible la fourniture du service personnel souscrit, pour l'administration des avantages sociaux et des obligations de travail légales et extralégales des Entreprises en tant qu'employeurs, selon les conditions desquelles elles acceptent de fournir les informations requises.

Les Entreprises supposent la véracité des informations fournies et elles ne vérifient pas, et ne sont pas soumises à l'obligation de vérifier l'identité ou l'authenticité des documents fournis par les Titulaires des données, ni la validité, la suffisance et l'authenticité des données fournies par chacun d'entre eux. Par conséquent, nous n'assumons aucune responsabilité en cas de dommages et/ou pertes de quelque nature que ce soit et pouvant découler du manque de véracité, de validité, de suffisance ou d'authenticité des informations, notamment les dommages pouvant être dus à une homonymie ou à une usurpation d'identité. Tout ce qui précède est réalisé sans préjudice des sanctions administratives/disciplinaires et des conséquences juridiques dérivées de l'existence de la relation de travail et que les Entreprises peuvent mettre en œuvre, conformément aux dispositions des lois du travail et des politiques internes.

4.7 Informations sur les garçons, filles et adolescents mineurs

Les Entreprises pourront être dépositaires des informations concernant des enfants et adolescents mineurs ayant un lien de sang ou d'affinité ou faisant simplement partie du groupe familial du collaborateur lié par un contrat de travail, du tiers lié, de l'ayant-droit, de l'ancien collaborateur, du collaborateur pensionné/retraité et/ou de tout autre Titulaire lié aux Entreprises. Si les parents ou représentants légaux de ces mineurs détectent un traitement des données non autorisé, ils peuvent envoyer leurs questions ou réclamations via l'adresse e-mail habeasdata@avianca.com.Nous, les Entreprises, veillerons à la bonne utilisation des données personnelles des enfants et adolescents mineurs, en garantissant que le Traitement de leurs données respecte les lois en vigueur, leur meilleur intérêt et leurs droits fondamentaux et, dans la mesure du possible, en qu'il tienne compte de leur opinion en tant que Titulaires de leurs données personnelles.

4.8 Utilisation des cookies

Les Entreprises peuvent utiliser des cookies et autres technologies similaires sur leurs pages Web, applications mobiles, kiosques électroniques et sur les appareils électroniques utilisés pour y accéder, afin d'en connaître l'origine, augmenter la fonctionnalité et l'accessibilité des sites Internet, vérifier que les utilisateurs répondre aux critères requis pour traiter leurs demandes et adapter leurs produits et services aux besoins des utilisateurs, en pouvant obtenir les informations générales suivantes :

1. Le type de navigateur et de système d'exploitation utilisé.
2. Les sites Web visités.
3. L'adresse IP.
4. Durée du temps de navigation.
5. Langue de l'appareil.
6. Les liens auxquels on accède.
7. Le site visité avant d'accéder à avianca.com.

Ces cookies et autres technologies similaires peuvent être désactivés et supprimés par l'Utilisateur à tout moment. À cet effet, le candidat, collaborateur lié par un contrat de travail, tiers, groupe familial et/ou bénéficiaire, ancien collaborateur, collaborateur pensionné/retraité et/ou tout autre propriétaire des données intéressé, pourra consulter et/ou demander l'aide du navigateur Internet qu'il utilise.

Consultez notre politique en matière de cookies et découvrez comment nous utilisons vos données personnelles afin que vous ayez une meilleure expérience.

4.9 Protection, sécurité et confidentialité des informations et données personnelles

La protection, la sécurité et la confidentialité des informations et des données personnelles des Titulaires des données sont d’une importance vitale pour les Entreprises. Des politiques, procédures et normes de sécurité de l'information ont été établies, et pourront être modifiées à tout moment à la discrétion des Entreprises, et ont pour objectif de protéger et de préserver l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité des informations et des données personnelles, quel que soit leur support et/ou leur format, leur emplacement temporaire ou permanent ou la façon dont elles sont transmises. En ce sens, nous nous appuyons sur des outils de sécurité technologiques et mettons en œuvre des pratiques de sécurité reconnues par l’industrie, notamment : Transmission et stockage d'informations sensibles via des mécanismes sécurisés, tels que le cryptage, l'utilisation de protocoles sécurisés, la sécurisation des composants technologiques, la restriction de l'accès aux informations uniquement au personnel autorisé, la sauvegarde des informations, les pratiques de développement de logiciels sécurisées, entre autres.

Tout contrat des Entreprises avec des tiers (entrepreneurs, consultants externes, collaborateurs temporaires, etc.) impliquant le Traitement d'informations et de données personnelles d'un candidat, collaborateur lié par un contrat de travail, tiers lié, groupe familial et/ou ayant droit, ancien collaborateur, collaborateur pensionné/retraité et/ou tout autre Titulaire concerné, comprend un accord de confidentialité qui détaille leurs engagements en matière de protection, sauvegarde, sécurité et préservation de leur confidentialité, de leur intégrité et de leur vie privée.

4.10 Droits accordés au Titulaire des informations

Le Titulaire est informé des droits qui lui sont conférés en vertu des lois en vigueur en tant que Titulaire de ses données personnelles et qui sont exprimés ci-après :

• Connaître, mettre à jour et rectifier vos informations et données personnelles auprès de l'entité Responsable du Traitement ou en charge du Traitement de vos informations et données personnelles.
• Demander la preuve de l’autorisation accordée au Responsable du Traitement, sauf lorsqu’elle est expressément exclue comme condition nécessaire au Traitement.
• Être informé par le Responsable du traitement ou l'entreprise en charge du Traitement, sur demande préalable, de l'utilisation qui a été faite des informations et des données personnelles.
• Soumettre des plaintes aux autorités compétentes pour violations du régime applicable de protection des données personnelles.
• Révoquer l'autorisation et/ou demander la suppression des informations et données personnelles selon les termes de la présente politique de confidentialité.
• Accéder à vos informations et données personnelles qui ont fait l'objet d'un Traitement, sur demande auprès des Entreprises, selon les conditions établies par la réglementation en vigueur qui vous concerne. En cas de demande avec une fréquence supérieure à une fois par mois calendaire, les Entreprises factureront les frais d'expédition, de reproduction et, le cas échéant, de certification des documents au Titulaire qui demande lesdites informations.

4.11 Modalités d'exercice des droits des Candidats, Aspirants, Collaborateurs et/ou Tiers liés

Le Candidat et/ou l'aspirant, le Collaborateur lié, le Tiers lié, l'Ancien collaborateur, le Collaborateur pensionné/retraité et/ou toute autre personne a le droit de connaître des détails sur le traitement de ses données personnelles et de faire valoir ses droits au titre de Titulaires de celles-ci, selon les conditions de la réglementation sur la protection des données qui leur est applicable et conformément aux dispositions de la présente Politique de confidentialité.

Aux fins de ce qui précède, cette politique définit la procédure générale d'exercice des droits par les Titulaires des informations, sans préjudice de l'application de stipulations spécifiques que les lois locales de chaque territoire peuvent prévoir. En cas de divergence entre la procédure générale et les stipulations particulières ou procédures spécifiques contenues dans la réglementation locale applicable de chaque territoire, les stipulations particulières prévaudront.

Le service de Confidentialité des Données personnelles est le Responsable, au sein de l’organisation, de la promotion et de l’application du Programme de protection des Données personnelles. Pour cela, l'Organisation a créé des canaux de service spécifiques via lesquels les parties intéressées pourront faire valoir leurs droits en matière de traitement de leurs données personnelles, notamment l'e-mail : habeasdata@avianca.com

4.11.1 Requêtes

a) Le Titulaire des informations et/ou celui qui exerce le droit en son nom, devra prouver sa Titularité afin d'éviter toute perte, consultation, utilisation ou accès non autorisé ou frauduleux par une personne autre que la Partie intéressée et/ou qui ne dispose pas de mandat légal pour agir en son nom.

• L'accréditation par le Titulaire sera assurée par l'envoi de : une copie physique ou numérique du document d'identification adéquat et de votre passeport (Numéro d'identification pour les vols internationaux), selon le mode de présentation de la demande.
• Si la demande est faite par une autre personne que le Titulaire, le tiers devra dûment justifier de la personnalité juridique ou du mandat lui permettant d'agir au nom de celui-ci en fournissant les documents qui en attestent.

b) La demande d'exercice de l'un des droits mentionnés à l'article 10 doit être présentée par : moyens écrits, physiques et/ou numériques via les canaux mis à disposition par l'Organisation à cet effet et identifiés dans la présente Politique de confidentialité.

c) La demande d'exercice de l'un des droits susmentionnés doit contenir au moins les informations suivantes :

• Nom de l'Intéressé, de son représentant et/ou de la personne exerçant le droit en son nom.
• Demande spécifique, précise et justifiée du droit invoqué.
• Adresse physique et/ou électronique pour les notifications.
• Documents à l'appui de la demande (le cas échéant).
• Signature du demandeur conformément au moyen de la demande.

d) La demande sera gérée par le département et/ou le délégué chargé au sein de l'organisation de la protection des données personnelles uniquement lorsque la titularité peut être prouvée et que les exigences susmentionnées sont remplies.

4.11.2 Réclamations

a) Le Titulaire et/ou celui qui exerce le droit en son nom, devra prouver sa Titularité afin d'éviter toute perte, consultation, utilisation ou accès non autorisé ou frauduleux par une personne autre que l'Intéressé et/ou qui ne dispose pas de mandat pour agir en son nom.

• L'accréditation par le Titulaire sera assurée par l'envoi : une copie physique ou numérique du document d'identification adéquat et de votre passeport (Numéro d'identification pour les vols internationaux), selon le mode de présentation de la réclamation.
• Lorsque la demande est formulée par une personne autre que le Titulaire, le tiers devra dûment justifier de la personnalité juridique ou du mandat pour agir en son nom en adressant les documents qui le justifient.

b) La demande d'exercice de l'un des droits mentionnés à l'article 10 doit être présentée par : moyens écrits, physiques et/ou numériques via les canaux mis à disposition par l'Organisation à cet effet et identifiés dans la présente Politique de confidentialité.

c) La demande d'exercice de l'un des droits susmentionnés doit contenir les informations suivantes :

• Nom de l'Intéressé, de son représentant et/ou de la personne exerçant le droit en son nom.
• Demande spécifique, précise et justifiée du droit invoqué.
• Adresse physique et/ou électronique pour les notifications.
• Documents à l'appui de la demande (le cas échéant).
• Signature du demandeur conformément au moyen de la demande.

d) La demande sera gérée par le département et/ou le délégué chargé au sein de l'organisation de la protection des données personnelles uniquement lorsque la titularité peut être prouvée et que les exigences susmentionnées sont remplies.

4.11.3 Atteinte à la sécurité

a) Lorsque la demande du Titulaire identifie une vulnérabilité pouvant conduire au non-respect de la réglementation ou à la violation du droit associé à la confidentialité des données personnelles, le processus des paragraphes précédents sera suivi avec les spécificités et exceptions suivantes :

Classification des types d'incidents :  

Niveau critique : il implique des données sensibles, ou une exposition de données privées ou semi-privées sans l'autorisation du Titulaire, ce qui entraîne une éventuelle perte de confidentialité des informations.

Niveau non tolérable : il implique des données privées ou semi-privées associées à un traitement inapproprié selon les exigences contractuelles ou conformément à l'autorisation accordée par le Titulaire.

b) Prise des mesures d'atténuation, telles qu'établies dans le Manuel interne de confidentialité et de traitement des informations.

4.11.4 Durée

Les délais suivants seront pris pour référence, cependant, il faudra tenir compte de la région du Titulaire des informations. Les périodes et les exigences de la réponse peuvent donc varier. Par conséquent, selon la région, lecture de cette section doit être faite conjointement avec les annexes établies et doit faire référence à celles qui sont pertinentes.

Demande :elle sera traitée dans un délai maximum de dix (10) jours ouvrés à compter de la date de réception de celle-ci. S'il n'est pas possible de répondre à la demande dans ce délai, nous vous informerons des raisons du retard, en indiquant la date à laquelle votre demande sera traitée, celle-ci ne pouvant en aucun cas dépasser cinq (5) jours ouvrables suite à l'expiration de la première période.

Réclamations :  elles seront traitées dans un délai maximum de quinze (15) jours ouvrés à compter du lendemain de la date de leur réception dûment étayée. S'il n'est pas possible de traiter la réclamation dans ce délai, vous serez informé des raisons du retard et de la date à laquelle votre réclamation sera traitée, celle-ci ne pourra en aucun cas excéder huit (8) jours ouvrés à compter de l'expiration de la première période.

Si la réclamation est incomplète, le Titulaire devra fournir les éléments manquants dans les cinq (5) jours suivant la réception de la réclamation. Passé deux (2) mois à compter de la date de la requête, sans que les informations demandées par l'intéressé ne soient soumises, nous considérerons la réclamation comme ayant été annulée.

4.11.5 Canaux créés pour le traitement des requêtes et des réclamations

Pour rendre leurs droits effectifs, les Aspirants, les Collaborateurs liés, les Tiers liés et les autres Titulaires de l'information pourront exercer leurs droits à connaître, mettre à jour, rectifier et supprimer leurs informations et leurs données personnelles, en envoyant une demande à l'adresse e-mail habeasdata@avianca.com selon l'unité d'affaires ou le service concerné.

Si un Aspirant, Candidat, Collaborateur lié par un contrat de travail, tiers lié, groupe familial et/ou bénéficiaire, collaborateur retraité lié par un contrat de travail, et/ou tout autre Titulaire des données concerné considère qu'un contenu utilisé sur l'un de nos canaux de communication tels que les sites Web, les applications mobiles et les kiosques, entraîne une violation de leurs droits de propriété intellectuelle, ils devra nous envoyer une communication contenant les informations suivantes aux adresses e-mail précédemment indiquées :

• Informations personnelles : nom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail du demandeur.
• Signature authentique, avec les données personnelles du Titulaire des droits de propriété intellectuelle violés ou de la personne autorisée à agir au nom et pour le compte du Titulaire des droits de propriété intellectuelle violés.
• Indication précise et complète du contenu protégé par les droits de propriété intellectuelle violés, ainsi que sa localisation.
• Déclaration expresse et claire selon laquelle l'utilisation du contenu indiqué a été faite sans le consentement du titulaire des droits de propriété intellectuelle violés.
• Déclaration expresse, claire et sous la responsabilité du demandeur attestant de l'exactitude des informations fournies dans la notification et certifiant que l'utilisation du contenu constitue une violation de ses droits de propriété intellectuelle.
• Le Traitement et la résolution des réclamations découlant de ces événements seront régies par les procédures légales applicables, selon leur nature et leur portée.
• La demande de suppression d'informations et la révocation d'autorisation ou la demande de limitation de l'utilisation et de la divulgation des données personnelles ne seront pas traitées si le Titulaire a l'obligation légale ou contractuelle de demeurer dans la base de données, selon les conditions établies par les lois en vigueur.
• Sans préjudice de l'application de la procédure générale établie dans la présente Politique de Confidentialité, nous avons identifié certains territoires dans lesquels les lois locales prévoient des stipulations spécifiques. Pour consulter ces dispositions spécifiques, veuillez vous référer à la section

5. Annexes.

4.12 Modifications de la politique de confidentialité

Nous, les Entreprises, nous réservons le droit d'apporter des modifications ou des mises à jour à cette Politique de confidentialité à tout moment, afin de refléter les évolutions législatives, les politiques internes ou les nouvelles exigences pour l'offre ou la prestation de leurs services ou produits.

Ces modifications seront accessibles au public par les moyens suivants : publicités visibles dans les établissements ou centres de service client, sur nos sites web, applications pour smartphones ou kiosques électroniques (Notice de confidentialité) ou via le dernier e-mail fourni.

Sous réserve des lois applicables, la version espagnole de cette politique de confidentialité prévaudra sur toute version divulguée dans une autre langue. En cas d'incohérence entre la version espagnole et toute traduction de cette politique de confidentialité dans une autre langue, la version espagnole prévaudra.

4.13 Durée du Traitement des informations et des données personnelles

La validité des informations dépend de la réalisation des objectifs et de l'utilisation, par conséquent les informations fournies par les candidats, les collaborateurs liés par un contrat de travail, les tiers liés, le groupe familial et/ou les ayants droit, l'ancien collaborateur, le collaborateur retraité/pensionné et/ou tout autre Titulaire concerné, resteront stockées physiquement, sur des supports électroniques ou autres moyens dont disposent les Entreprises à cet effet, aussi longtemps que nécessaire pour respecter les dispositions applicables à la matière concernée et aux aspects administratifs, comptables, fiscaux, juridiques et informations historiques, ou en tout état de cause, conformément aux dispositions de l'art. 264 du Code du travail.

4.14 Conservation des antécédents médicaux au travail

L'article 14 de la Résolution 2346 de 2007 émise par le ministère du Travail de Colombie définit les antécédents médicaux professionnels comme l'ensemble unique de documents privés, obligatoires et confidentiels, dans lesquels sont enregistrés chronologiquement l'état de santé d'une personne, les actes médicaux et tout autre procédure effectuée par l’équipe de santé impliquée dans ses soins. Elle peut survenir à la suite d’une ou plusieurs évaluations médicales du travail. Elle contient et relate les antécédents professionnels et l'exposition aux facteurs de risque que la personne a présenté au cours de sa vie professionnelle, ainsi que les résultats des mesures environnementales et les événements d'origine professionnelle. Les antécédents médicaux professionnels font partie des antécédents médicaux généraux, les dispositions légales qui les réglementent sont donc applicables.

4.15 Ligne éthique

L'Organisation dispose d'une Ligne éthique, gérée par Navex Global Inc., société constituée en vertu des lois du Delaware, aux États-Unis, et indépendante de l'Organisation, pour permettre aux collaborateurs, tiers liés, fournisseurs, actionnaires, voyageurs, clients, utilisateurs et au public en général, de poser des questions, révéler des conflits d'intérêts ou déposer des plaintes, qui seront traités de manière confidentielle. Cette Ligne éthique garantit l'anonymat, si la personne responsable d'un signalement ne souhaite pas révéler son identité.

La Ligne éthique est disponible 24 h/24 et 7 j/7 via le portail web aviancaholdings.ethicspoint.com et au moyen de plusieurs lignes téléphoniques, disponibles via le lien précédent.

Le traitement des données personnelles, leur protection et leur confidentialité seront effectués par les sociétés filiales d'Avianca Holdings S.A, afin d'enquêter sur les plaintes, de répondre aux demandes et d'entreprendre les actions administratives ou juridiques appropriées. Ce traitement sera effectué conformément à leurs Politiques de Confidentialité, consultables dans la rubrique « Politiques » du portail Ethics Line.

La Colombie

5.1 Annexe du Colombie.

Pour les informations et données personnelles dont le traitement est réalisé en Colombie, les procédures d'exercice des droits des Titulaires seront celles prévues par la Loi 1581 de 2012 et ses décrets réglementaires.

Conformément à l'Article 10 du décret 1377 de 2013, nous, LES COMPAGNIES AÉRIENNES, demandons votre autorisation pour poursuivre le Traitement de vos informations et données personnelles, conformément à la présente Politique de confidentialité. De même, conformément à l'alinéa a) de l'article 26 de la loi 1581 de 2012, nous vous informons qu'en acceptant expressément la présente Politique de confidentialité, vous nous accordez votre autorisation pour transmettre et/ou transférer vos informations et données personnelles à des pays tiers, dans lesquels nous opérons, susceptibles d'avoir des niveaux de protection des données personnelles différents de ceux requis en Colombie, notamment le Salvador, le Pérou, l'Équateur, la Bolivie, le Guatemala, le Brésil, le Costa Rica, les États-Unis, l'Uruguay, le Paraguay et l'Argentine.

Vous pouvez faire valoir vos droits de connaissance, mise à jour, rectification et/ou suppression de vos données personnelles par e-mail : habeasdata@avianca.com, conformément aux dispositions générales indiquées à l'article 12 de cette Politique générale de confidentialité. Pour faire valoir leurs droits, les voyageurs, clients ou utilisateurs pourront exercer leurs droits de connaître, mettre à jour, rectifier et supprimer leurs informations et données personnelles en envoyant une demande à l'adresse e-mail habeasdata@avianca.com ou via le service Suggestions et Réclamations sur www.avianca.com, ou au Call Center de Bogotá, au 4013434 ou depuis d'autres villes en Colombie au 018000953434, conformément à la présente Politique de confidentialité.

Les coordonnées des COMPAGNIES AÉRIENNES en Colombie sont les suivantes :
Adresse : Avenida Eldorado No. 59 – 15, Bogotá.
Numéros de téléphone à Bogota : 4013434.
Depuis d'autres villes de Colombie : 018000953434.
E-mail : habeasdata@avianca.com.

Mexique

5.2 Annexe du Mexique.

Dans le cas d'informations et de données personnelles dont le traitement est réalisé au Mexique, les procédures d'exercice des droits des titulaires applicables seront celles prévues par la Loi fédérale sur la protection des Données personnelles détenues par des parties privées (DOF 05-07-2010), et ses Règlements respectifs (DOF 21-12-2011).

Procédures pour l'exercice des droits ARCO au Mexique :

Conformément aux dispositions de la loi mexicaine, les titulaires des informations et données personnelles ont le droit d'accès, de rectification, d'annulation ou d'opposition au traitement de leurs données personnelles, pour lequel la procédure suivante doit être suivie : le département en charge du traitement des données personnelles (Direction et renseignements de l'information) peut être contacté via les canaux suivants et pour envoyer les informations et la documentation nécessaires :

Adresse : Avenue Eldorado No. 59 – 15, Bogotá.
E-mail : habeasdata@avianca.com.

La demande d'accès, de rectification, d'annulation ou d'opposition doit contenir au moins :

• Nom complet et adresse du titulaire des informations et des données personnelles, ou autre moyen de lui communiquer la réponse à sa demande.
• Documents prouvant l'identité ou la représentation légale du propriétaire des informations et des données personnelles.
• Description claire et précise des informations et données personnelles pour lesquelles on cherche à exercer l'un des droits susmentionnés.
• Tout autre élément ou document facilitant la localisation des informations et des données personnelles.
• Indiquer les modifications à apporter et/ou les limitations d’utilisation des informations et données personnelles, conformément aux dispositions de la présente Politique de Confidentialité.
• Fournir la documentation pour appuyer votre demande. Nous, LES COMPAGNIES AÉRIENNES, informerons le titulaire des informations et des données personnelles de la décision adoptée, dans un délai n'excédant pas 20 jours ouvrables à compter de la date de réception de la demande. Ce délai peut être prolongé par nos soins en une seule fois pour une durée égale, pour autant que les circonstances du cas le justifient.

Sur la base de ce qui précède, et conformément aux dispositions de la loi, LES COMPAGNIES AÉRIENNES informeront le propriétaire des informations et données personnelles du sens et du motif de la résolution, par le même moyen que celui via lequel la demande a été exécutée, et nous accompagnerons ladite résolution des preuves pertinentes, le cas échéant.

Lorsque la demande est appropriée, elle sera rendue effective par LAS AEROLÍNEAS dans les 15 jours ouvrables suivant la communication de la résolution adoptée.

Le titulaire pourra déposer une demande de protection des données auprès de l'Institut fédéral d'accès à l'information (IFAI) relative à la réponse reçue ou à l'absence de réponse des COMPAGNIES AÉRIENNES. Cette demande devra être présentée par le titulaire dans un délai de 15 jours ouvrables suivant la date à laquelle la réponse est communiquée au titulaire par LES COMPAGNIES AÉRIENNES et sera soumise aux dispositions de la loi.

Dans le cas de demandes d'accès aux informations et données personnelles, il sera nécessaire que le demandeur ou son représentant légal justifie au préalable son identité.

L'obligation d'accès à l'information sera considérée comme remplie lorsque nous, LES COMPAGNIES AÉRIENNES, mettrons les informations et données personnelles à la disposition du titulaire ou en délivrant de simples copies ou documents électroniques.

Dans le cas où un voyageur, client ou utilisateur nous demanderait d'accéder à ses informations et données personnelles en supposant que LES COMPAGNIES AÉRIENNES en sont responsables et qu'il s'avère que ce n'est pas le cas, il suffira que les COMPAGNIES AÉRIENNES l'indiquent au titulaire par quelque moyen que ce soit pour que la demande soit considérée comme ayant reçu une réponse.

La réponse à la demande d'accès, de rectification, d'annulation ou d'opposition des données personnelles sera gratuite. Nos clients, voyageurs ou utilisateurs prendront uniquement en charge les frais d'expédition justifiés ou les frais de reproduction en copies ou autres formats, dont nous les informerons en temps voulu.

Si un même client, voyageur ou utilisateur réitère sa demande d'accès, de rectification, d'annulation ou d'opposition des informations et données personnelles dans un délai inférieur à 12 mois à compter de la date de la dernière demande, la réponse à la demande pourra entraîner des frais supplémentaires, indiqués par LES COMPAGNIES AÉRIENNES, conformément aux dispositions de l'article 35 de la loi fédérale sur la protection des données personnelles.

LES COMPAGNIES AÉRIENNES pourront refuser l'accès total ou partiel aux informations et aux données personnelles ou la rectification, l'annulation ou l'opposition au traitement de celles-ci, dans les cas suivants :

• Lorsque le demandeur n'est pas le titulaire ou que le représentant légal n'est pas accrédité pour cela.
• Lorsque les informations et les données personnelles du demandeur ne se trouvent pas dans la base de données des COMPAGNIES AÉRIENNES.
• Lorsque les droits d'un tiers sont lésés.
• Lorsqu'il existe un obstacle juridique ou une résolution d'une autorité.
• Lorsque la rectification, l'annulation ou l'opposition a préalablement été effectuée, et que la demande manque de matière.

L'annulation des informations et des données personnelles donnera lieu à une période de blocage à l'issue de laquelle les données en question seront supprimées. Une fois les informations et les données personnelles annulées, LES COMPAGNIES AÉRIENNES en informeront le titulaire.

Une fois ces actions réalisées, LES COMPAGNIES AÉRIENNES pourront conserver les données personnelles exclusivement aux fins des responsabilités dérivées du traitement mentionné dans cette politique. Lorsque les informations et les données personnelles ont été transmises à des tiers ou à des gestionnaires avant la rectification ou l'annulation et sont traitées par ces tiers, nous, LES COMPAGNIES AÉRIENNES, devrons transmettre la demande présentée par le titulaire pour leur permettre de procéder auxdites rectifications ou annulations.

Nous, LES COMPAGNIES AÉRIENNES, ne serons pas tenues d'annuler les informations et les données personnelles dans les cas prévus à l'article 26 de la Loi fédérale sur la Protection des données personnelles, ni lorsque le titulaire a l'obligation légale ou contractuelle de demeurer dans la base de données, selon les dispositions prévues par la loi. De même, lorsque les informations et données personnelles collectées ne seront plus nécessaires pour atteindre les objectifs prévus par la présente politique et les dispositions légales applicables, les informations et données personnelles seront supprimées des bases de données des COMPAGNIES AÉRIENNES.

Mécanismes et procédures pour révoquer votre consentement :

Les titulaires pourront révoquer leur consentement au traitement de leurs informations et données personnelles à tout moment. Pour cela, il est nécessaire de nous envoyer un e-mail rédigé en espagnol à l'adresse e-mail suivante : habeadata@avianca.com. Celui-ci devra répondre aux mêmes exigences que celles indiquées pour l'exercice des droits ARCO, en précisant les informations et les données personnelles pour lesquelles vous souhaitez révoquer votre consentement. Nous procéderons à la révocation des données faisant l'objet de la demande dans un délai de 15 (quinze) jours ouvrés maximum à compter de la réception de votre e-mail.

Options offertes au propriétaire pour limiter l'utilisation ou la divulgation des informations et données personnelles :

Les titulaires pourront à tout moment limiter leur consentement au traitement de leurs informations et données personnelles à des fins marketing et de promotion en envoyant un e-mail à l'adresse suivante : habeasdata@avianca.com et en précisant les restrictions. Dans un délai ne dépassant pas 10 (dix) jours ouvrés à compter de l’envoi de l’e-mail, nous cesserons de vous envoyer des informations.

Les coordonnées des COMPAGNIES AÉRIENNES au Mexique sont les suivantes :

Adresse : Avenida Paseo de la Reforma 195-301, Colonia Cuauhtémoc, CP 06500, México, D.
Numéros de téléphone au Mexique : 01800 1233120.
E-mail : habeasdata@avianca.com.

Union européenne

5.3 Annexe du Union européenne.

Conformément à la législation applicable et au moyen de cette Annexe : Politique-Union européenne, ci-dessous, nous informons les Employés de nos Entreprises au sein de l'Union Européenne, leurs Bénéficiaires et les Candidats qui postulent aux processus de sélection du personnel desdites Entreprises, de la façon dont nous traitons vos données personnelles et les droits dont vous disposez à leur égard.

5.3.1 Portée.

Cette politique de confidentialité des données personnelles est applicable aux catégories de parties intéressées suivantes :

• Candidats et/ou aspirants à un emploi vacant, un poste ou une place dans les Entreprises : iIl s'agit des personnes physiques qui expriment, par tout moyen mis à disposition par les Entreprises, leur intérêt à participer aux processus de sélection du personnel (ci-après « Candidat(s »).
• Employés : personnes qui sont ou ont été liées à l'une des Entreprises par un contrat de travail dans le cadre d'un contrat de travail pour la prestation de services pour le compte d'autrui (ci-après les « Employé(s) »).
• Tiers liés : personnes physiques, autres que les Employés, offrant leurs services ou soutenant l'exécution de certains processus dans les Entreprises, comprenant les membres des conseils d'administration des Entreprises, ou étant au service de tout entrepreneur ou fournisseur de biens et de services, qu'il s'agisse d'une personne physique ou morale, qui a conclu un contrat civil ou commercial avec les Entreprises, et qui, en raison de l'un de ces contrats, exécute des tâches ou remplit des fonctions de support opérationnel, technique, administratif ou commercial, (ci-après « Tiers lié »).
• Bénéficiaires : toutes les personnes physiques qui, soit parce qu'elles ont été des Employés des Entreprises et ont mis fin à leur contrat ou sont retraitées, soit parce qu'elles ont un lien de sang et/ou civil avec tout Employé, bénéficient des avantages accordés directement par les Entreprises. Le Bénéficiaire est un ancien Employé, pour départ à la retraite ou autre, ou toute personne physique inscrite dans les systèmes de gestion des Ressources humaines par un Salarié pour l'octroi d'avantages délivrés directement par les Entreprises (ci-après, le(s) « Bénéficiaire(s) »).

5.3.2 Qui est le Responsable du Traitement de vos données ?

Le Responsable du Traitement sera celui de nos Entreprises pour lesquelles travaille l'Employé et/ou Tiers Lié ou à laquelle postule le Candidat, et dont les données seront collectées dans le contrat correspondant. Plus précisément, nos sociétés dans l'Union européenne sont :

• Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca Sucursal en España
  Numéro d'enregistrement : NIF A4801001A
  Adresse postale : C/ Castelló, nº 23 – 4º Izquierda Madrid (Espagne)
  Téléphone : +34 91 758 91 22
  E-mail : habeasdata@avianca.com
• Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca UK Branch
  Adresse postale : 36 Kennington Road, Lambeth, Londres (Royaume-Uni)
  Téléphone : +44 800 0314206
  E-mail : habeasdata@avianca.com

5.3.4 Finalité du traitement des données personnelles.

Nous utilisons vos données personnelles aux fins suivantes :

• Célébration et gestion de la relation contractuelle : effectuer les évaluations et la sélection des fournisseurs potentiels ; Établir des relations d’affaires pour acquérir des biens ou des services. Contrôle et paiements des biens et services reçus ; évaluations qualitatives et quantitatives des niveaux de service reçus des fournisseurs ; communication des politiques et procédures sur la façon de collaborer avec les fournisseurs ; processus de contrôle et d'enregistrement comptable des obligations contractées avec les fournisseurs ; consultations, audits et examens découlant de la relation commerciale avec le fournisseur ; toute autre activité nécessaire au bon déroulement de la relation commerciale entre le fournisseur et les Entreprises. Traiter les informations et les données personnelles fournies pour la bonne gestion de tous les processus liés au Talent Humain des Entreprises, ainsi que pour envoyer via les canaux de communication prévus à cet effet, les informations relatives auxdits processus, telles que : la gestion des postes vacants disponibles dans Les Entreprises, les informations relatives et faisant référence au processus de sélection, au processus d'embauche, aux avantages collectifs dérivés d'un contrat de travail, aux bulletins de salaire ou aux reçus de paiement, aux avantages collectifs dérivés d'un contrat de travail, demande d'informations pertinentes pour l'Entreprise, certificats de retenue à la source, demande de mise à jour des données, informations pertinentes, demande de documentation, planification des horaires de travail, circulaires, politiques, manuels, cours de formation et de perfectionnement, conventions d'entreprise, confirmation du bon pour l'utilisation du transport et/ou tout autre type d'information directement et indirectement liée à l'exécution des obligations découlant de l'existence d'un contrat de travail, d'un contrat civil ou commercial et à l'administration des Ressources humaines. Consulter et mettre à jour les informations et données personnelles, à tout moment, afin de maintenir lesdites informations à jour.
• Sélection du personnel : traiter les informations et données personnelles fournies pour la bonne gestion de tous les processus liés aux Ressources Humaines des Entreprises, et pour envoyer via les canaux de communication prévus à cet effet, les informations relatives auxdits procédés, tels que : gestion des postes vacants disponibles dans les Entreprises, informations liées à et faisant référence au processus de sélection, processus d'embauche et/ou tout autre type d'informations directement et indirectement liées au respect des obligations découlant de la gestion des Ressources humaines.
• Vérifier la véracité des informations fournies : consulter les références personnelles et/ou professionnelles, et consulter sur les portails officiels les dossiers disciplinaires et/ou judiciaires ou ceux liés aux listes restrictives de risques, prévention du blanchiment d'argent, corruption et financement du terrorisme.
• Respect des obligations légales : respect des obligations légales en tant qu'employeur de collaborateurs liés par un contrat de travail à des entités, comprenant, sans s'y limiter, la sécurité sociale, des entités gouvernementales telles que des ministères, les impôts/la fiscalité, les aspects fiscaux et juridiques avec les entités gouvernementales et réglementaires ; Gérer les procédures juridiques, établir des rapports ou répondre aux exigences des différentes autorités administratives et de surveillance nationales ou internationales, des autorités policières ou judiciaires, de l'identification des fraudes et de la prévention du blanchiment d'argent et d'autres activités criminelles ; Ligne d'éthique. Permettre l'accès aux informations et aux données personnelles aux auditeurs ou à des tiers engagés pour effectuer des processus d'audit interne ou externe spécifiques à l'activité commerciale que nous exerçons.
• Sécurité et contrôle d'accès : sécurité des installations des Entreprises et contrôle d'accès.
• Avantages : traitement des réservations et pré-réservations pour l'utilisation de billets avantages et la jouissance d'autres avantages, ainsi que l'envoi de communications les concernant.

5.3.5 Durée du traitement des informations.

Les données personnelles fournies par les Candidats seront conservées pendant une durée d'un (1) an à compter de la date du dernier Traitement, pour être prises en compte dans les futurs processus de sélection auxquels le candidat participe. Les données personnelles fournies par les Employés et les Bénéficiaires qui ont été des Employés des Entreprises mais qui ont cessé d'y travailler ou sont désormais retraités, resteront stockées physiquement, sur des supports électroniques ou d'autres supports dont disposent les Entreprises et prévus à cet effet, pendant toute la durée de la relation professionnelle avec les Entreprises et pendant toute la durée nécessaire pour respecter les obligations légales et/ou contractuelles qui leur incombent, en particulier en ce qui concerne les politiques d'entreprise, les obligations légales et/ou contractuelles, ou pendant toute la durée nécessaire pour respecter les dispositions applicables à la matière en question et aux aspects administratifs, comptables, fiscaux, juridiques et historiques de l'information, ou dans tous les cas prévus par la loi.

5.3.6 Légitimation du traitement de vos données.

Dans le cas des employés des entreprises et des tiers liés, la base juridique fondamentale qui nous permet de traiter vos données est l'exécution du contrat, dont découlent des droits et des obligations pour les deux parties. En outre, il existe des obligations légales (notamment celles comprises dans les réglementations/statuts du travail locaux en vigueur) qui nous obligent à effectuer certains Traitements des données. Par exemple, la loi exige l'affiliation au système intégral de sécurité sociale correspondant au pays où les services sont fournis.

Dans certains cas, le Traitement des données sera basé sur notre intérêt commercial légitime, comme dans le cas du contrôle d'accès aux sites des Entreprises, et à condition que les intérêts ou les droits et libertés des titulaires de données ne prévalent pas. De même, en certaines occasions, nous demanderons le consentement exprès des Employés de l'Entreprise pour certains Traitements (location de véhicules, avantages réservés aux Employés, prêts). Dans le cas des Candidats et des Bénéficiaires, la base juridique qui légitime le Traitement de leurs données est le consentement. Dans tous les cas, vous pourrez révoquer votre consentement à tout moment, auquel cas nous vous en informerons dûment au moment de la prestation.

Pour exécuter le contrat de travail, ainsi que dans le respect de certaines exigences légales, certaines données essentielles doivent être collectées. L'Employé est tenu de fournir les données personnelles (véridiques et mises à jour) requises par les exigences légales et celles qui sont nécessaires à la signature du contrat. S'il ne les fournit pas, nous serons dans l'incapacité de gérer et finaliser la relation contractuelle. Lors de la conclusion du contrat, vous serez informé quelles données sont obligatoires et lesquelles ne le sont pas, de sorte que le défaut de communication des données obligatoires entraînera l'impossibilité d'exécuter le contrat.

5.3.7 Tiers et/ou destinataires auxquels vos données seront communiquées.

Les données de nos fournisseurs pourront être légitimement communiquées aux tiers suivants :

• Pour la gestion de la relation contractuelle : aux sociétés du groupe dont font partie nos Entreprises de l'Union Européenne, à savoir : Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca Tampa Cargo S.A.S, Avianca Ecuador S.A., Taca International Airlines S.A., Líneas Aéreas Costarricenses S.A. Lacsa, Trans American Airlines S.A., Aviateca S.A., Servicios Aéreos Nacionales, Sociedad Anónima (SANSA), Isleña de Inversiones, S.A. de C.V. ; fournisseurs d'outils de sécurité pour le traitement des transactions bancaires, entités bancaires, assureurs, nos représentants ou agents, tiers auxquels nous confions le stockage et/ou le traitement des informations et des données personnelles pour la bonne exécution des processus et procédures propres aux Ressources humaines.
• Pour le respect des obligations légales : services nationaux de l'emploi, sécurité sociale, mutuelles, autorités du travail et fiscales, autorités administratives, judiciaires, fiscales et/ou réglementaires, forces et organismes de sécurité et organismes de régulation, lorsque la loi l'exige.
• Pour la gestion de la ligne éthique : Navex Global Inc., Inc., société constituée en vertu des lois du Delaware, aux États-Unis, chargée du Traitement de notre ligne éthique. De même, dans les cas où les intéressés correspondants consentent : Aux collaborateurs tiers des Entreprises pour fournir des avantages aux Employés/Bénéficiaires, comme les entreprises du groupe dont font partie nos Entreprises dans l'Union européenne, les compagnies aériennes associées, LifeMiles, les sociétés de location de véhicules, l'assurance maladie privée, les entreprises de titres-restaurants.

De nombreuses Entreprises du Groupe Avianca sont installées en dehors de l’Union européenne et, par conséquent, bon nombre de nos sous-traitants le sont également. Il est possible que dans certains cas les destinataires des informations et données personnelles se trouvent en dehors de l'Union européenne et le tout dans le seul but d'exécuter des obligations contractuelles. En cas de transfert de données en dehors de l'Union européenne, celui-ci sera réalisé conformément à la réglementation en vigueur (Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la Protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la Directive 95/46/CE - Règlement général sur la protection des données, ainsi que les législations nationales des États membres en la matière). Pour les pays qui ne disposent pas d'une décision d'adéquation de la Commission, Avianca a adopté des garanties appropriées, conformément à la réglementation applicable.

5.3.8 Types de données personnelles traitées.

Dans le cas des Ayants droit appartenant au groupe familial des Employés des Entreprises et au sujet desquels les Employés fournissent des informations aux Entreprises afin qu'ils puissent bénéficier des avantages, les données sont collectées via le formulaire d'inscription prévu à cet effet et appelé « Documents des Ayants droit », et comprennent :

• Nom (bénéficiaire).
• Pièce d'identité.
• Date de début de validité (date d'entrée dans l'Entreprise du collaborateur).
• Date de naissance (du bénéficiaire).
• Nationalité.
• Département.
• Pays.
• Sexe.
• Lien de parenté avec le collaborateur.

5.3.9 Quels sont vos droits lorsque vous nous fournissez vos données.

Nous demanderons occasionnellement à nos employés et candidats d’examiner et de mettre à jour les informations dont nous disposons à leur sujet. De plus, les Employés et les Candidats pourront demander toute modification des informations fournies et exercer leurs droits légaux en tant que Titulaires des données personnelles en contactant habeasdata@avianca.com.
Nos Employés et Candidats auront le droit de se voir confirmer si nous traitons leurs données personnelles ou non.

De même, ils auront le droit d'accéder à leurs données personnelles, et de demander la rectification de données inexactes ou, le cas échéant, de demander leur suppression lorsque, notamment, les données ne sont plus utiles aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.

Dans certaines circonstances, nos Salariés et Candidats pourront demander la limitation du Traitement de leurs données, auquel cas, à l'exception de leur conservation, nous les traiterons uniquement pour la formulation, l'exercice ou la défense de réclamations ou dans les autres cas prévus par la législation applicable.

Dans certaines circonstances et pour des raisons liées à leur situation particulière, nos Salariés et Candidats peuvent s'opposer au Traitement de leurs données. Nous cesserons de traiter les données, sauf pour des raisons impérieuses et légitimes, ou pour formuler, faire valoir ou défendre d'éventuelles réclamations.

Pour ce faire, ils devront adresser une demande écrite, accompagnée des justificatifs prouvant leur identité, par e-mail à habeasdata@avianca.com ou par courrier postal à l'adresse du Responsable du traitement de l'Entreprise pour laquelle il travaille ou auprès de laquelle il a candidaté pour un poste :

• Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca Sucursal en España
  Numéro d'enregistrement : NIF A4801001A
  Adresse postale : C/ Castelló, nº 23 – 4º Izquierda Madrid (Espagne)
  Téléphone : +34 91 758 91 22
  E-mail : habeasdata@avianca.com
• Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca UK Branch
  Adresse postale : 36 Kennington Road, Lambeth, Londres (Royaume-Uni)
  Téléphone : +44 800 0314206
  E-mail : habeasdata@avianca.com

Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur vos droits, si vous n'avez pas obtenu satisfaction dans l'exercice de vos droits et/ou souhaitez présenter une réclamation, vous pourrez le faire en vous adressant à l'autorité de contrôle en matière de protection des données (Agence Espagnole de Protection des données). Vous trouverez les données sur http://www.agpd.es/portalwebAGPD/CanalDelCiudadano/contacteciudadano/index-ides-idphp.php.

5.3.10 Ligne d'éthique.

Nous avons mis à la disposition de nos collaborateurs, fournisseurs, tiers liés, actionnaires, voyageurs, clients, utilisateurs et du grand public, une Ligne éthique leur permettant de transmettre des réclamations ou des questions liées à l'application ou au non-respect du Code d'éthique et des Normes de conduite professionnelle, de la Politique anti-corruption et des autres politiques d'entreprise adoptées par Avianca. Nous avons signé la Ligne éthique avec Navex Global Inc., qui a fourni un portail web aviancaholdings.ethicspoint.com et plusieurs lignes téléphoniques pour son bon fonctionnement.

Aux fins des obligations légales découlant des réglementations de protection et de confidentialité des données personnelles collectées via la Ligne éthique, Navex Global Inc. agit en tant que Sous-traitant et effectuera le Traitement des données pour le compte des Entreprises affiliées, qui en seront conjointement Responsables. Avianca Holdings S.A. ne procédera pas au Traitement direct des données personnelles collectées. Le Traitement des données sera effectué par ses Entreprises affiliées, dans le but d'enquêter sur les plaintes, de répondre aux questions et de prendre les mesures administratives ou juridiques appropriées. Le Traitement des données sera effectué conformément à leurs Politiques de confidentialité, consultables dans la section « Politiques » de ce portail.

5.3.11 Modifications de la politique de confidentialité.

Les Entreprises se réservent le droit d'actualiser et d'apporter, à tout moment, des modifications ou des mises à jour à cette Politique de confidentialité, afin qu'elle reflète les nouveautés législatives, les politiques internes ou les nouvelles exigences en matière de prestation ou d'offre des services ou produits.
Sous réserve des lois applicables, la version espagnole de cette Politique de confidentialité prévaudra sur toute version publiée dans une autre langue. En cas d'incohérence entre la version espagnole et toute traduction de cette politique de confidentialité dans une autre langue, la version espagnole prévaudra.

5.3.12 Validité.

Cette Politique Générale de Confidentialité entre en vigueur le jour de sa publication. La dernière révision publiée date du 25 mai 2018.

Pérou

5.4 Annexe du Pérou.

Dans le cas d'informations et de données personnelles dont le traitement est effectué au Pérou, les procédures pour l'exercice des droits des titulaires seront celles prévues par la Loi 29733 et le Décret suprême 003-2013-JUS (ci-après la Loi et sa Réglementation).

Les voyageurs, clients ou utilisateurs ont le droit de connaître des détails sur le traitement des informations et des données personnelles que nous effectuons, de connaître les informations et données personnelles collectées, de s'y opposer lorsque nécessaire, de demander leur rectification si elles sont inexactes ou incomplètes, et de les supprimer lorsqu'elles ne sont pas utilisés conformément à la loi, aux conditions générales du service ou du produit acheté, au contrat concerné ou aux dispositions de la présente Politique de confidentialité.

En acceptant cette politique de confidentialité, vous déclarez librement, expressément et préalablement que vous avez été informé des droits que la loi péruvienne vous accorde en tant que propriétaire de vos informations et données personnelles, qui sont énoncés ci-dessous :

• Accès.
• Information.
• Rectification ou mise à jour.
• Annulation.
• Opposition.

Pour exercer ces droits, il est nécessaire d'adresser une demande adressée à LAS AEROLÍNEAS avec les éléments suivants :

• Noms, prénoms et justificatif de l'identité du demandeur (copie de la pièce d'identité nationale ou du passeport).
• Demande spécifique à l'origine de la demande.
• Adresse ou adresse électronique aux fins des notifications de réponse.
• Documents à l'appui de la demande (dans le cas du droit de rectification, annulation ou opposition).
• Signature du demandeur.

Les modalités pour l’exercice de vos droits seront les suivantes :

1. Droit d’accès et d’information :

Les titulaires pourront exercer le droit d'accès pour visualiser les données incluses dans notre base de données, auquel cas nous leur fournirons l'accès aux informations demandées.

Il sera répondu à la demande d’accès dans un délai maximum de vingt (20) jours ouvrés à compter du jour suivant la réception de la demande.

Lorsqu'il n'est pas possible de traiter la réclamation dans ce délai, vous serez informé des raisons du retard et le délai de réponse sera prolongé de vingt (20) jours ouvrables supplémentaires. De même, le titulaire des données peut exercer son droit à l'information pour connaître la manière dont ses données ont été collectées.

Il sera répondu à cette demande dans un délai maximum de huit (8) jours ouvrés à compter du jour suivant la réception de la demande. Si la demande d'exercice du droit d'accès ou d'information est incomplète, il lui sera demandé de la rectifier dans un délai de cinq (5) jours à compter de la réception de la demande.

Si cinq (5) jours se sont écoulés à compter de la date de la demande sans que vous ayez soumis les informations requises, la demande sera considérée comme non soumise.

2. Droit de rectification, mise à jour, opposition ou annulation :

Si le propriétaire estime que les informations contenues dans une base de données doivent être corrigées, mises à jour ou supprimées, il peut introduire une demande dûment motivée, qui sera traitée selon les règles suivantes : si la demande s'avère incomplète, vous devrez la compléter dans les cinq (5) jours suivant la réception de la réclamation.

Si cinq (5) jours se sont écoulés à compter de la date de la demande sans que vous ayez soumis les informations requises, la demande sera considérée comme non soumise.

D'autre part, si les informations ou documents qui accompagnent la demande s'avèrent insuffisants, LES COMPAGNIES AÉRIENNES pourront exiger que soient fournis, dans un délai de sept (7) jours suivant la réception de la demande, des documents complémentaires permettant d'étayer la demande, demandant au titulaire de fournir ledit document dans un délai de dix (10) jours ouvrables.

De même, si ce délai s'est écoulé sans que vous ayez soumis les informations requises, celles-ci seront considérées comme n'ayant pas été soumises. Durant le processus de rectification ou de suppression, LES COMPAGNIES AÉRIENNES ou le sous-traitant procéderont à un blocage empêchant l'accès aux données par des tiers.

Le délai maximum pour répondre à la demande de droit de rectification, de mise à jour, d'opposition ou d'annulation sera de dix (10) jours ouvrés à compter du jour suivant la date de réception de votre demande. Lorsqu'il n'est pas possible de traiter la réclamation dans ce délai, vous serez informé des raisons du retard et de la date à laquelle votre réclamation sera traitée, qui ne pourra en aucun cas excéder les dix (10) jours ouvrés suivants.

Les coordonnées des COMPAGNIES AÉRIENNES au Pérou sont les suivantes :

Adresse : Avenida Jose Pardo 831 (étage 4) Miraflores Lima Pérou.
Téléphone au Pérou (Lima) : 2136060.
E-mail : habeasdata@avianca.com.

Canada

5.5 Annexe du Canada.

Dans le cas d'informations et de données personnelles dont le traitement est effectué au Canada, les procédures pour l'exercice des titulaires seront celles établies par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, également connue sous le nom de LPRPDE. Il s'agit d'une loi fédérale qui vise à établir les règles régissant la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels au Canada. Cette loi s'applique au Canada, à l'exception des provinces de la Colombie-Britannique, de l'Alberta et du Québec. Ces provinces sont exemptées de l'application de ce statut car elles leurs réglementations locales comprennent des dispositions substantiellement similaires à celles stipulées par la LPRPDE.

La LPRPDE impose aux organisations une obligation générale de recueillir, d'utiliser et de divulguer des renseignements personnels à des fins raisonnables et appropriées dans les circonstances. De plus, une liste de 10 principes que chaque organisme privé doit respecter lors de la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels de tout voyageur, client ou utilisateur, est consultable dans ladite LPRDE.

Les utilisateurs pourront également refuser l'option de recevoir tout type d'informations sur les services des COMPAGNIES AÉRIENNES lorsqu'on leur de fournir une adresse e-mail de contact et pourront, à tout moment, se désabonner des services d'information auxquels ils se sont abonnés.

Le titulaire des informations et des données personnelles peut exercer ses droits en envoyant sa demande, plainte ou réclamation à habeasdata@avianca.com et celle-ci sera traitée selon les conditions de cette Politique de confidentialité et les lois en vigueur.

États Unis

5.6 Annexe du États-Unis.

Le Département de Transport des États-Unis d'Amérique (ci-après le « DOT ») établit que les COMPAGNIES AÉRIENNES devront informer, en fournissant suffisamment d'information, de la collecte, l'utilisation et la divulgation des informations personnelles et les données personnelles des voyageurs, clients ou utilisateurs.

Bien qu'il n'existe aucune loi fédérale qui réglemente spécifiquement le traitement des informations et données personnelles dans ce pays. Le DOT pourra enquêter sur et empêcher toute pratique liée à la vente de services de transport aérien, qui inclut également le traitement des informations personnelles et des données de voyageurs, clients ou utilisateurs.

Nous, LES COMPAGNIES AÉRIENNES, nous engageons à respecter la Loi sur la Protection de la vie privée des enfants aux États-Unis d'Amérique (également connue sous le nom de COPPA).

La loi COPPA, qui réglemente la protection de la vie privée des mineurs aux États-Unis, habilite le DOT à enquêter sur toute utilisation d'informations et de données personnelles faites à des mineurs de moins de 13 ans sur le web.

Dans le cas où une personne de moins de 13 ans nous fournirait des informations personnelles ou des données personnelles sans le consentement préalable de ses parents ou de son tuteur ou représentant légal, ceux-ci pourront contacter LES COMPAGNIES AÉRIENNES à l'adresse habeasdata@avianca.com et Avianca traitera la demande, la plainte ou la réclamation conformément aux dispositions de la présente Politique et des lois en vigueur.

De plus, le cas échéant, vous pouvez consulter nos Politiques de confidentialité et de protection des données.

• Si vous êtes un voyageur, client ou utilisateur de nos services et que vous souhaitez consulter les conditions de confidentialité applicables à vos informations et données personnelles, consultez notre Politique générale en matière de confidentialité pour la Protection des données personnelles des voyageurs, clients et utilisateurs.
• Si vous êtes un travailleur actif, un ancien travailleur, un travailleur pensionné ou retraité, un tiers lié, un bénéficiaire ou un candidat à un poste au sein des COMPAGNIES AÉRIENNES et que vous souhaitez consulter les conditions de confidentialité applicables à vos informations et données personnelles, consultes notre Politique de confidentialité des Collaborateurs.
• Si vous êtes actionnaire d'Avianca S.A. et que vous souhaitez consulter les conditions de confidentialité applicables à vos informations et données personnelles, consultez notre Politique de confidentialité d'Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca en matière de Protection des Données personnelles des actionnaires et des investisseurs.
• Si vous êtes actionnaire d'Avianca Holdings S.A. et que vous souhaitez consulter les conditions de confidentialité applicables à vos informations et données personnelles, consultez notre Politique de confidentialité d'Avianca Holdings S.A. en matière de protection des données personnelles des actionnaires et des investisseurs.

Ces annexes sont appliquées conformément à, et font partie intégrante de la Politique générale de confidentialité pour la Protection des données personnelles liées aux processus de Ressources humaines des Entreprises.

Aux fins de la présente Politique, les expressions suivantes auront la signification indiquée ci-dessous :

• Actions Ordinaires : ce sont des actions ordinaires avec droit de vote émises par la Société.
• Actionnaire Ordinaire : personne physique ou morale propriétaire d'une ou plusieurs Actions Ordinaires.
• Obligations : obligations ordinaires émises par l'Entreprise en 2009.
• Investisseur : personne physique ou morale titulaire d'un ou plusieurs Bons.
• Déposants directs : commissionnaires agréés par la Surintendance financière, qui interviennent dans les opérations sur le marché des valeurs mobilières en relation avec les Bons et qui agissent pour le compte de l'Investisseur face à DECEVAL.
• Traitement : aux fins de la présente Politique, le Traitement désigne toute opération ou ensemble d'opérations sur les données personnelles de chaque Actionnaire Ordinaire et de chaque Investisseur, pour les finalités décrites dans la présente Politique.
• Responsables du traitement : (i) personnes morales rattachées à l'Entreprise, qui agissent en son nom dans la gestion des processus administratifs et/ou comptables qui impliquent le traitement de données personnelles, liées aux Actions ordinaires, aux Bons, à chaque Actionnaire ordinaire, et chaque Investisseur et (ii) DECEVAL, l'entité en charge de l'administration des Bons pour le compte de L'ENTREPRISE ÉMETTRICE, conformément aux dispositions du Manuel des politiques pour le traitement des données personnelles publié sur le portail web de DECEVAL, en vertu de l'Offre commerciale de services de dépôt et d'administration pour l'émission dématérialisée de Bons ordinaires, présentée par le Dépôt centralisé des valeurs de Colombie DECEVAL S.A., et acceptée par ordre d'achat par Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca, concernant le traitement des données personnelles de chaque Investisseur.
• Responsable du traitement : il s'agit de la Société.

Cette Politique s'applique au Traitement des données personnelles des Actionnaires ordinaires et Investisseurs, effectué par Avianca en tant que Responsable.

De même, cette politique s'applique au traitement effectué par les sociétés suivantes affiliées à Avianca Holdings S.A. en tant que Responsables du traitement :

• Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca, immatriculée en République de Colombie.
• Taca International Airlines S.A., immatriculée en République d'El Salvador.
• Líneas Aéreas Costarricenses S.A. Lacsa, immatriculée en République du Costa Rica.
• Taca Costa Rica S.A. immatriculée en République du Costa Rica.

D'autre part, la gestion des données personnelles des investisseurs de l'Entreprise étant effectuée par l'intermédiaire du Dépôt centralisé des valeurs de Colombie DECEVAL S.A., au titre de sous-traitant en charge du traitement de ces données, l'Entreprise agit en tant que Responsable du traitement de ces données, qui ont été obtenues par l'intermédiaire d'entités financières ou de sociétés de bourse qui agissent en qualité de Déposants directs pour le compte des investisseurs devant DECEVAL et qui, en raison des fonctions qu'elles exercent légalement, sont également des Sous-traitants en charge du Traitement, qui collectent ces données personnelles au nom de l'Entreprise et les livrent directement à DECEVAL, dans le cadre de la relation contractuelle qu'elles entretiennent avec cette entité.

Pour le Traitement effectué par DECEVAL au titre de sous-traitant en charge des données personnelles des Investisseurs dans le cadre du contrat signé par cette entité avec l'Entreprise, le MANUEL DE POLITIQUES – TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES adopté par DECEVAL s'applique, consultable sur deceval.com.co.

Les données personnelles de chaque Actionnaire ordinaire et de chaque Investisseur seront traitées par l'Entreprise, en partie ou en totalité, ce qui comprend la collecte, le stockage, l'enregistrement, l'utilisation, la circulation, le traitement, la suppression, le transfert, selon les conditions de la présente Politique de confidentialité et/ou le transfert à l'intérieur du pays ou vers des pays tiers des données fournies aux fins décrites par les Politiques de confidentialité des tiers à qui ces données personnelles sont transférées. Avec l'acceptation de la présente Politique de Confidentialité, chaque Actionnaire Ordinaire et chaque Investisseur, en leur qualité de propriétaire des informations et données personnelles fournies, autorise le traitement desdites données pour toutes les finalités établies dans le présent document et notamment pour :

• Tenir le registre de ses actionnaires et investisseurs.
• Consulter et mettre à jour les données personnelles de ses Actionnaires et Investisseurs.
• Contacter et envoyer des informations relatives à la Société.
• Délivrer les attestations requises par l'Actionnaire ou l'Investisseur.
• Payer des dividendes ou des rendements.
• Répondre aux requêtes, plaintes et réclamations.
• Rédiger des registres comptables.
• Gérer la correspondance et les communications par courrier électronique ou par téléphone.
• Traiter et/ou lancer des procédures juridiques.
• Enregistrer le transfert d'actions ou d'obligations.
• Enregistrer la constitution de taxes sur des actions ou des Bons.
• Répondre aux exigences des différentes autorités administratives de contrôle et de surveillance, ainsi que des autorités policières ou judiciaires, nationales ou internationales.
• Effectuer des consultations auprès de centres de risques.
• Vérifier et consulter les dossiers judiciaires et disciplinaires, ainsi que l'existence de sanctions administratives.
• Vérifiez et consultez les listes restrictives.
• Répondre aux demandes d'informations émanant des entités bancaires et/ou des compagnies d'assurance avec lesquelles la Société entretient une relation contractuelle ou commerciale.
• Les utiliser ou les divulguer pour défendre les droits et/ou la propriété de la Société.
• Les utiliser ou les divulguer pour la détection ou la prévention de fraudes et pour la prévention, la détection, l'appréhension ou la poursuite d'actes criminels.
• Permettre l'accès aux commissaires aux comptes, aux contrôleurs fiscaux ou à des tiers engagés par la Société, pour effectuer des processus de contrôle interne ou externe, spécifiques à l'activité commerciale exercée.
• Sous traiter à des tiers le stockage et/ou le traitement dans le respect des normes de sécurité et de confidentialité.
• Les transmettre aux entités nationales ou internationales auxquelles l'Entreprise confie tout processus relatif aux actions ou aux Bons.
• Les transmettre à des tiers cherchant à investir dans l'Entreprise ou dans un processus d'intégration sous toute forme juridique autorisée par la loi.
• Les transférer à des entités nationales ou internationales en cas de situations professionnelles ou commerciales entraînant un changement du Responsable du Traitement des données personnelles. Dans ce cas, cette situation sera informée aux titulaires des données personnelles afin qu'ils puissent exercer leurs droits conformément à la loi.
• De façon générale, pour suivre toute autre procédure effectuée par l'Entreprise en rapport avec les actions ou les Bons.

La Société comprend que chaque Actionnaire Ordinaire et chaque Investisseur accorde son autorisation pour le traitement de ses données personnelles aux fins décrites ci-dessus, lorsqu'il acquiert une action ou une obligation émise par la Société.

Les Actionnaires et les Investisseurs ont le droit de consulter et de connaître les détails du traitement et de l'utilisation des données personnelles effectués par le Responsable du traitement ou le Sous-traitant, et de les rectifier si elles s'avèrent inexactes ou incomplètes, de déposer des réclamations auprès des autorités compétentes et de révoquer l'autorisation et demander la suppression si le traitement ne respecte pas certains principes, droits et garanties constitutionnels et juridiques, avant une procédure régulière, et notamment de :

• Connaître, mettre à jour et rectifier vos informations et données personnelles auprès de l'entité responsable du traitement ou en charge du traitement de vos informations et données personnelles.
• Demander la preuve de l’autorisation accordée au responsable du traitement, sauf lorsqu’elle est expressément exclue comme condition nécessaire au traitement.
• Être informé par le responsable du traitement ou l'entreprise en charge du traitement, sur demande préalable, de l'utilisation qui a été faite des informations et des données personnelles.
• Soumettre des plaintes aux autorités compétentes pour violations du régime applicable de protection des données personnelles.
• Révoquer l'autorisation et/ou demander la suppression des informations et des données personnelles conformément aux conditions de la présente Politique de confidentialité.
• Accéder à vos informations et données personnelles qui ont fait l'objet d'un traitement, sur demande auprès de l'Entreprise, selon les conditions établies par la réglementation en vigueur qui vous concerne.

Procédure pour exercer les droits

Pour exercer les droits des Actionnaires et des Investisseurs, la Société a défini la procédure indiquée ci-dessous, sans préjudice de l'application de réglementations spécifiques que les lois locales de chaque territoire pourraient prévoir. En cas de divergence entre la procédure ici établie et les réglementations spécifiques contenues dans les normes locales applicables, les réglementations spécifiques prévalent.

Traitement des demandes de mise à jour et des questions sur les données personnelles

L'Actionnaire Ordinaire et l'Investisseur, ou leurs successeurs, peuvent soumettre des demandes de mise à jour, des requêtes et des réclamations concernant leurs données personnelles, comme suit :

• L'Actionnaire Ordinaire doit soumettre ses demandes de mises à jour, requêtes et/ou réclamations par courrier électronique ou par communication écrite au Président ou au Secrétaire Général de la Société.
• L'Investisseur Obligataire doit introduire ses demandes de mises à jour, interrogations et/ou réclamations par les moyens mis à disposition par DECEVAL pour mener à bien cette démarche.

L'Entreprise ou le Sous-traitant qui est une société rattachée à Avianca Holdings S.A. recevant une demande de mise à jour, validera le statut d'Actionnaire ou d'Investisseur et procédera à la mise à jour dans les quinze (15) jours ouvrables suivant la demande. Si ladite mise à jour ou changement des informations des titulaires d'Actions ou d'Obligations consiste en un changement de nom, d'état civil ou, dans le cas de personnes morales ayant une raison sociale ou une forme sociale, joindre le support juridique approprié qui certifie cette nouvelle situation.

Les questions recevront une réponse de l'Entreprise ou du Sous-traitant qui est une société affiliée à Avianca Holdings S.A., dans un délai maximum de dix (10) jours ouvrables à compter de la date de réception de celle-ci. S'il n'est pas possible de répondre à la demande dans ce délai, l'Entreprise ou le Sous-traitant expliquera les raisons du retard, en indiquant la date à laquelle votre demande sera traitée, celle-ci ne dépassant en aucun cas cinq (5) jours ouvrables suite à l'expiration de la première période.

Le Sous-traitant qui n'est pas une société affiliée à Avianca Holdings S.A. appliquera la procédure établie pour traiter les demandes et les requêtes concernant les données personnelles, selon les termes de ses propres Politiques de confidentialité.

Attention aux plaintes concernant les données personnelles

Si l'Actionnaire ordinaire ou l'Investisseur, ou leurs successeurs, estiment que les données personnelles relatives à leurs Actions ou Bons doivent être corrigées ou supprimées, ou s'ils constatent le manquement allégué à l'une des obligations contenues dans le règlement ou dans la présente Politique, ils pourront déposer une réclamation qui sera traitée comme suit :

L'Actionnaire Ordinaire doit présenter sa réclamation, par courrier électronique ou par communication écrite, au Président ou au Secrétaire Général de la Société, en tenant compte des règles suivantes :

• Votre réclamation doit être formulée avec votre identification, une description des faits qui donnent lieu à la réclamation, votre adresse et en accompagnant les documents que vous souhaitez faire valoir. Si la réclamation est incomplète, l'Entreprise exigera que les éléments manquants soient fournis dans les cinq (5) jours suivant la réception de la réclamation. Si l'Actionnaire ordinaire ne présente pas les informations requises dans un délai de deux (2) mois à compter de la date de la requête, l'Entreprise considérera la réclamation comme ayant été annulée.
• Dans le cas où la Société n'est pas compétente pour résoudre la réclamation, celle-ci sera communiquée à la partie appropriée dans un délai maximum de deux (2) jours ouvrables et l'Actionnaire Ordinaire en sera informé en temps utile.
• Le délai maximum pour traiter la réclamation sera de quinze (15) jours ouvrés à compter du jour suivant la date de sa réception dûment justifiée. S'il n'est pas possible de répondre à la réclamation dans ce délai, l'Actionnaire ordinaire sera informé des raisons du retard et de la date à laquelle sa réclamation sera traitée, ce délai ne pouvant en aucun cas excéder huit (8) jours ouvrables suivant l'expiration de la première période.
• L'Actionnaire Ordinaire peut exercer ses droits de connaître, mettre à jour, rectifier et/ou supprimer ses données personnelles par courrier électronique ir@avianca.com, conformément à la présente Politique de Confidentialité. L'adresse de contact de l'Entreprise en Colombie est Avenida Eldorado N° 59 – 15, Bogotá.

L'Investisseur Obligataire devra présenter sa réclamation par les moyens mis à disposition par DECEVAL pour mener à bien cette démarche et conformément aux modalités établies à cet effet par cette entité.

La protection, la sécurité et la confidentialité des informations et données personnelles de nos voyageurs, clients ou utilisateurs sont d'une importance vitale pour la Société. Des politiques, procédures et normes de sécurité de l'information ont été établies, et pourront être modifiées à tout moment à la discrétion de l'Entreprise, et ont pour objectif de protéger et de préserver l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité des informations et des données personnelles, quel que soit leur support et/ou leur format, leur emplacement temporaire ou permanent ou la façon dont elles sont transmises. En ce sens, nous nous appuyons sur des outils de sécurité technologiques et mettons en œuvre des pratiques de sécurité reconnues par l’industrie, notamment : la transmission et le stockage d'informations sensibles par des mécanismes sécurisés, comme le chiffrage, l'utilisation de protocoles sécurisés, l'assurance des composants technologiques, la restriction d'accès aux informations uniquement au personnel autorisé, la sauvegarde des informations, et les pratiques de développement sécurisé de logiciels, entre autres.

Les tiers embauchés par la Société sont également tenus d'adhérer et de se conformer à cette politique de confidentialité, aux politiques et manuels de sécurité des informations de la Société, ainsi qu'aux protocoles de sécurité que nous appliquons à tous nos processus.

Chaque contrat de la Société avec des tiers (entrepreneurs, consultants externes, collaborateurs temporaires, etc.) qui implique le traitement d'informations et de données personnelles de nos voyageurs, clients ou utilisateurs, comprend un accord de confidentialité qui détaille leurs engagements pour la protection, le soin, la sécurité et la préservation de la confidentialité, de l'intégrité et de la vie privée de ceux-ci.

L'Entreprise a conclu un contrat avec Navex Global Inc., société constituée en vertu des lois du Delaware, aux États-Unis, pour les services de gestion de la Ligne éthique, établie par l'Entreprise et ses filiales, pour permettre aux collaborateurs, tiers liés, fournisseurs, actionnaires, voyageurs, clients, utilisateurs, et au grand public, de transmettre leurs plaintes ou toute question liées à l'application ou au non-respect du Code d'éthique et des Normes de conduite professionnelle, de la Politique anti-corruption et des autres politiques d'entreprise adoptées par l'Organisation. Navex Global Inc. a fourni le portail web Ethicspoint.com et plusieurs lignes téléphoniques afin de permettre le bon fonctionnement de cette Ligne éthique.

Aux fins des obligations légales découlant des réglementations de protection et de confidentialité des données personnelles collectées via la Ligne éthique, Navex Global Inc. agit en tant que Sous-traitant et effectuera le traitement des données pour le compte d'Avianca Holdings S.A. et de ses filiales, qui en seront conjointement Responsables. Avianca Holdings S.A. ne procédera pas au traitement direct des données personnelles collectées. Le traitement des données sera effectué par les entreprises rattachées à Avianca Holdings S.A., dans le but d'enquêter sur les plaintes, de répondre aux questions et de prendre les mesures administratives ou juridiques appropriées. Le traitement des données sera effectué conformément à leurs Politiques de confidentialité, consultables dans la section « Politiques » du portail d'Avianca Holdings S.A.

La Société se réserve le droit d'apporter à tout moment des modifications ou des mises à jour à cette Politique de Confidentialité, pour tenir compte des nouvelles législations, des politiques internes ou des nouveaux besoins pour la fourniture ou l'offre de ses services ou produits. Ces modifications seront rendues publiques via avianca.com.

Les données personnelles des Actionnaires et Investisseurs pourront être conservées et traitées conformément à la présente Politique, pendant une durée maximale de vingt (20) ans à compter de la date du dernier traitement, pour permettre à l'Entreprise de rester conforme à ses obligations légales et/ou contractuelles, ou pendant tout le temps nécessaire déterminé par la loi si celui-ci est plus long, afin de se conformer aux dispositions légales applicables, notamment administratives, fiscales, comptables, fiscales, juridiques et historiques relatives aux actions ou aux obligations.

Cette Politique Générale de Confidentialité entre en vigueur le jour de sa publication. La dernière révision publiée date du 14 juin 2016.

De plus, le cas échéant, vous pouvez consulter nos Politiques de confidentialité et de protection des données.

• Si vous êtes fournisseur de l'une des COMPAGNIES AÉRIENNES et que vous souhaitez consulter les conditions de confidentialité applicables à vos informations et données personnelles, consultez notre Politique de confidentialité relative aux Fournisseurs.
• Si vous êtes un travailleur actif, un ancien travailleur, un travailleur pensionné ou retraité, un tiers lié, un bénéficiaire ou un candidat à un poste au sein des COMPAGNIES AÉRIENNES et que vous souhaitez consulter les conditions de confidentialité applicables à vos informations et données personnelles, consultes notre Politique de confidentialité des Collaborateurs.
• Si vous êtes un voyageur, client ou utilisateur de nos services et que vous souhaitez consulter les conditions de confidentialité applicables à vos informations et données personnelles, consultez notre Politique générale en matière de confidentialité pour la Protection des données personnelles des voyageurs, clients et utilisateurs.
• Si vous êtes actionnaire d'Avianca Holdings S.A. et que vous souhaitez consulter les conditions de confidentialité applicables à vos informations et données personnelles, consultez notre Politique de confidentialité d'Avianca Holdings S.A. en matière de protection des données personnelles des actionnaires et des investisseurs.

La confidentialité et la protection adéquate des informations personnelles confiées aux Entreprises sont de la plus haute importance. À travers leur code d'éthique, toutes les entreprises agissant sous la marque Avianca s'engagent à traiter les données de leurs fournisseurs de manière responsable.

Pour les Entreprises, la collecte de certaines données personnelles est nécessaire à la réalisation des activités liées à leur fonctionnement commercial. Les Entreprises ont l'obligation légale et sociale de respecter les mesures juridiques et de sécurité visant à protéger les données personnelles collectées aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité, consultable sur notre site Internet avianca.com.

Responsable du traitement : Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca
Numéro d'enregistrement : 890.100.577-6 NIT
Adresse postale : Calle 26#59-15 (Colombie)
Téléphone : 5877700
E-mail : habeasdata@avianca.com.

Direction des risques, de la sécurité et de la conformité de l'information.

4.1 Qui sommes-nous ?

4.1.1 Les Entreprises :

Les compagnies aériennes Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca, Tampa Cargo S.A.S, sociétés commerciales immatriculées en République de Colombie, Avianca Ecuador S.A., société anonyme immatriculée en République d'Équateur, Taca International Airlines S.A., immatriculée en République du Salvador, Líneas Aéreas Costarricenses S.A. Lacsa, immatriculée en République du Costa Rica, Trans American Airlines S.A., immatriculée en République du Pérou, Aviatec S.A., une société constituée en vertu des lois du Guatemala, Servicios Aéreos Nacionales, Sociedad Anónima (SANSA), immatriculée en République du Costa Rica, Isleña de Inversiones, S.A. de C.V., immatriculée en République du Honduras, ci-après dénommées individuellement et collectivement LES COMPAGNIES AÉRIENNES, pour fournir et de commercialiser des services de transport aérien de passagers et de produits et des services connexes comme des forfaits touristiques, des services de fret aérien et/ou terrestre, des services de courrier express et de coursiers, des services aéroportuaires, des services de formation et de training et des programmes de fidélité, peuvent agir sous les marques commerciales AVIANCA, AVIANCA ECUADOR S.A., AVIATECA, LACSA, TACA, AVIANCA CARGO, AVIANCA SERVICES, AVIANCA TOURS, DEPRISA, PREFERENCIA « Programa para viajes empresariales », AVIANCA EXPERIENCE AIRPASS, AVIANCA STORE ou uniquement sous la marque AVIANCA, et agissant toutes respectivement en tant que Responsables et/ou Sous-traitants en charge du traitement des informations et des données personnelles, dans le respect des normes de protection des données personnelles en vigueur.

4.2 Informations et données personnelles que nous traitons.

Les Entreprises peuvent collecter des informations et des données personnelles pour remplir dûment les obligations découlant de l'achat de biens ou de la prestation de services. Pour cela, il est nécessaire de collecter certaines informations auprès de nos fournisseurs, comme :

• Raison sociale ou noms de personnes physiques.
• Noms.
• Informations d'identification fiscale.
• Informations bancaires pour les paiements par virement.
• Contacts.
• Copie des pièces justificatives des informations fiscales et bancaires.
• Adresse postale, email, numéro de téléphone et/ou fax du fournisseur.
• Informations financières (pour les fournisseurs auxquels s'applique la politique d'achat).

Tout autre support requis selon la nature du contrat d'achat ou de service, effectif dès lors que les fournisseurs transmettent des informations et accordent leur consentement aux Entreprises pour conserver dans leurs registres toutes les informations fournies par quelque moyen que ce soit, afin d'obtenir leurs données personnelles et à des fins de gestion.

4.3 Finalité du traitement des données.

Les informations collectées peuvent être utilisées aux fins suivantes :

• Effectuer les évaluations et la sélection des fournisseurs potentiels.
• Respect des aspects fiscaux et juridiques avec les entités gouvernementales et réglementaires.
• Établir des relations professionnelles pour acquérir des biens ou des services. Contrôle et paiements des biens et services reçus.
• Évaluations qualitatives et quantitatives des niveaux de service reçus des fournisseurs.
• Communication des politiques et procédures sur la façon de faire affaire avec les fournisseurs.
• Processus de contrôle et d'enregistrement comptable des obligations contractées avec les fournisseurs.
• Consultations, audits et examens issus de la relation commerciale avec le fournisseur.
• Toute autre activité nécessaire au bon déroulement de la relation commerciale entre le fournisseur et les Entreprises.
• Vérification dans les listes de risques.
• Analyse financière (pour les fournisseurs auxquels s'applique la politique d'achat).

Les informations nécessaires seront obtenues pour respecter les obligations légales et contractuelles et pour mener à bien les processus liés aux fournisseurs, y compris les finalités indiquées dans ce document et celles autorisées par ceux-ci.

4.4 Transfert et transmission de données.

Les informations fournies par les fournisseurs seront traitées comme indiqué dans la présente politique de confidentialité pour les fournisseurs, à moins que les fournisseurs n'autorisent par écrit l'utilisation de leurs informations à d'autres fins. L'accès physique et électronique aux données fournies sera limité aux employés ayant besoin d'accéder à ces informations pour atteindre les objectifs déclarés.

Les Entreprises s'engagent à garantir que soient respectés tous les principes légaux conformément aux conditions de la présente Politique de confidentialité quant à la protection en matière de transmission et/ou au transfert, à l'intérieur du pays ou vers des pays tiers, des données fournies aux fins décrites dans les Politiques de confidentialité des tiers à qui ces données personnelles sont transférées.

Nous faisons partie d'un groupe d'entreprises qui opère à l'échelle internationale, par conséquent, il est nécessaire de rendre disponible pour toutes les entreprises qui composent le Groupe, les informations collectées auprès des fournisseurs, afin de mener à bien les processus liés aux fournisseurs.

Nous sommes souvent tenus par la loi de fournir certaines de vos informations aux autorités administratives, judiciaires, fiscales et réglementaires.

Les prestataires acceptent que, dans le cas où les entreprises qui composent Les Entreprises font l'objet, en tout ou en partie, d'une vente, d'une fusion ou d'une autre forme de transfert vers une autre entité, des informations personnelles identifiables soient transférées, dans le cadre d'une telle transaction.

4.5 Mise à jour ou inactivation des informations.

Nous demanderons occasionnellement à nos fournisseurs de revoir et de mettre à jour les informations dont nous disposons à leur sujet.

De même, les utilisateurs peuvent demander la modification des informations fournies et exercer leurs droits légaux en tant que titulaires des données personnelles en contactant habeasdata@avianca.com.

Les utilisateurs pourront à tout moment et pour des raisons légitimes s’opposer par écrit au traitement de leurs données personnelles. Si votre demande est acceptée, les Entreprises ne poursuivront pas le traitement de ces données.

Les Entreprises ont pour politique de procéder à des processus périodiques de nettoyage des informations des fournisseurs avec lesquels leur relation commerciale a pris fin ou a été interrompue.

4.6 Validité du traitement des informations et données personnelles.

Les informations transmises par les fournisseurs seront conservées jusqu'à dix (10) ans à compter de la date du dernier traitement, pour nous permettre de respecter les obligations légales et/ou contractuelles à notre charge, notamment en matière comptable, fiscale et d'impôts.

4.7 Protection, sécurité et confidentialité des informations.

Les informations des prestataires qui fournissent des biens et/ou des services sont d'une importance cruciale pour les Entreprises, c'est pourquoi nous avons établi des politiques, procédures et normes de sécurité de l'information, dont l'objectif est de protéger et de préserver l'intégrité, la confidentialité et la disponibilité des informations, quel que soit le support ou le format sur lequel elles sont stockées, leur emplacement temporaire ou permanent ou la manière dont elles sont transmises selon les Conditions établies par la présente Politique de confidentialité et/ou le transfert à l'intérieur du pays ou vers des pays tiers des données fournies aux fins décrites dans les politiques de confidentialité des tiers auxquels ces données personnelles sont transférées.

En ce sens, nous nous appuyons sur des outils technologiques et mettons en œuvre des pratiques de sécurité reconnues par l’industrie, parmi lesquelles : la transmission et le stockage d'informations sensibles par des mécanismes sécurisés, comme le chiffrage, l'utilisation de protocoles sécurisés, l'assurance des composants technologiques, la restriction d'accès aux informations uniquement au personnel autorisé, la sauvegarde des informations, et les pratiques de développement sécurisé de logiciels, entre autres.

4.8 Modifications de la politique de confidentialité.

Cette politique de confidentialité peut être modifiée lorsque les sociétés le jugent nécessaire. Nous nous réservons le droit de mettre à jour et d'apporter des modifications importantes à cette politique, ainsi qu'à nos pratiques de gestion de l'information. Les utilisateurs peuvent demander à tout moment une copie de la Politique de confidentialité alors en vigueur, et ils sont également en droit d'exercer leurs droits en tant que titulaires de données personnelles conformément à la loi en vigueur et applicable.

4.9 Ligne éthique.

Avianca Holdings S.A. a conclu un contrat avec Navex Global Inc., société constituée en vertu des lois du Delaware, aux États-Unis, pour les services de gestion de la Ligne éthique, établie par l'Entreprise et ses filiales, pour permettre aux collaborateurs, tiers liés, fournisseurs, actionnaires, voyageurs, clients, utilisateurs, et au grand public, de transmettre leurs plaintes ou toute question liées à l'application ou au non-respect du Code d'éthique et des Normes de conduite professionnelle, de la Politique anti-corruption et des autres politiques d'entreprise adoptées par l'Organisation. Navex Global Inc. a fourni un portail web aviancaholdings.ethicspoint.com et plusieurs lignes téléphoniques afin de permettre le bon fonctionnement de cette Ligne éthique.

Aux fins des obligations légales découlant des réglementations de protection et de confidentialité des données personnelles collectées via la Ligne éthique, Navex Global Inc. agit en tant que Sous-traitant et effectuera le traitement des données pour le compte d'Avianca Holdings S.A. et de ses filiales, qui en seront conjointement Responsables. Avianca Holdings S.A. ne procédera pas au traitement direct des données personnelles collectées. Le traitement des données sera effectué par ses entreprises affiliées, dans le but d'enquêter sur les plaintes, de répondre aux questions et de prendre les mesures administratives ou juridiques appropriées. Le Traitement des données sera effectué conformément à leurs Politiques de confidentialité, consultables dans la section « Politiques » de ce portail.

La Colombie

5.1 Colombie.

Dans le cas d'informations et de données personnelles dont le traitement est effectué en Colombie, les procédures pour l'exercice des droits des titulaires seront celles prévues par la loi 1581 de 2012 et ses décrets réglementaires. Conformément à l'article 10 du décret 1377 de 2013, nous, les COMPAGNIES AÉRIENNES, demanderont votre autorisation pour continuer à traiter vos informations et données personnelles, conformément à la présente Politique de confidentialité. De même, conformément à l'alinéa a) de l'article 26 de la loi 1581 de 2012, nous vous informons qu'en acceptant expressément la présente Politique de confidentialité, vous nous accordez votre autorisation pour transmettre et/ou transférer vos informations et données personnelles à des pays tiers, dans lesquels nous opérons, susceptibles d'avoir des niveaux de protection des données personnelles différents de ceux requis en Colombie, notamment le Salvador, le Pérou, l'Équateur, la Bolivie, le Guatemala, le Brésil, le Costa Rica, les États-Unis, l'Uruguay, le Paraguay et l'Argentine.

Vous pouvez faire valoir vos droits de connaissance, mise à jour, rectification et/ou suppression de vos données personnelles par e-mail : habeasdata@avianca.com, conformément aux dispositions générales indiquées à l'article 12 de cette Politique générale de confidentialité. Pour faire valoir leurs droits, les voyageurs, clients ou utilisateurs pourront exercer leurs droits de connaître, mettre à jour, rectifier et supprimer leurs informations et données personnelles en envoyant une demande à l'adresse e-mail habeasdata@avianca.com ou via le service Suggestions et Réclamations sur www.avianca.com, ou au Call Center de Bogotá, au 4013434 ou depuis d'autres villes en Colombie au 018000953434, conformément à la présente Politique de confidentialité.

Les coordonnées des COMPAGNIES AÉRIENNES en Colombie sont les suivantes :
Adresse : Avenida Eldorado N° 59 – 15, Bogotá.
Numéros de téléphone à Bogota : 4013434.
Depuis d'autres villes de Colombie : 018000953434.
E-mail : habeasdata@avianca.com.

Mexique

5.2 Mexique.

Dans le cas d'informations et de données personnelles dont le traitement est réalisé au Mexique, les procédures d'exercice des droits des titulaires applicables seront celles prévues par la Loi fédérale sur la protection des Données personnelles détenues par des parties privées (DOF 05-07-2010), et ses Règlements respectifs (DOF 21-12-2011).

Procédures pour l'exercice des droits ARCO au Mexique :

Conformément aux dispositions de la loi mexicaine, les titulaires des informations et données personnelles ont le droit d'accès, de rectification, d'annulation ou d'opposition au traitement de leurs données personnelles, pour lequel la procédure suivante doit être suivie : le département en charge du traitement des données personnelles (Direction et renseignements de l'information) peut être contacté via les canaux suivants et pour envoyer les informations et la documentation nécessaires :

Adresse : Avenue Eldorado No. 59 – 15, Bogotá.
E-mail : habeasdata@avianca.com.

La demande d'accès, de rectification, d'annulation ou d'opposition doit contenir au moins :

• Nom complet et domicile du titulaire des informations et des données personnelles, ou tout autre moyen permettant de communiquer la réponse à votre demande.
• Documents validant l'identité ou la représentation légale du propriétaire des informations et des données personnelles.
• Description claire et précise des informations et données personnelles pour lesquelles on cherche à exercer l'un des droits susmentionnés.
• Tout autre élément ou document facilitant la localisation des informations et des données personnelles.
• Indication des modifications à apporter et/ou des limitations d'utilisation des informations et des données personnelles, conformément aux dispositions de la présente Politique de confidentialité.
• Présentation de documents qui étaye votre demande. Nous, LES COMPAGNIES AÉRIENNES, informerons le titulaire des informations et des données personnelles de la décision adoptée, dans un délai n'excédant pas 20 jours ouvrables à compter de la date de réception de la demande. Ce délai peut être prolongé par nos soins en une seule fois pour une durée égale, pour autant que les circonstances du cas le justifient.

Sur la base de ce qui précède, et conformément aux dispositions de la loi, LES COMPAGNIES AÉRIENNES informeront le propriétaire des informations et données personnelles du sens et du motif de la résolution, par le même moyen que celui via lequel la demande a été exécutée, et nous accompagnerons ladite résolution des preuves pertinentes, le cas échéant.

Lorsque la demande est appropriée, elle sera rendue effective par LAS AEROLÍNEAS dans les 15 jours ouvrables suivant la communication de la résolution adoptée.

Le titulaire pourra déposer une demande de protection des données auprès de l'Institut fédéral d'accès à l'information (IFAI) relative à la réponse reçue ou à l'absence de réponse des COMPAGNIES AÉRIENNES. Cette demande devra être présentée par le titulaire dans un délai de 15 jours ouvrables suivant la date à laquelle la réponse est communiquée au titulaire par LES COMPAGNIES AÉRIENNES et sera soumise aux dispositions de la loi.

Dans le cas de demandes d'accès aux informations et données personnelles, il sera nécessaire que le demandeur ou son représentant légal justifie au préalable son identité.

L'obligation d'accès à l'information sera considérée comme remplie lorsque nous, LES COMPAGNIES AÉRIENNES, mettrons les informations et données personnelles à la disposition du titulaire ou en délivrant de simples copies ou documents électroniques.

Dans le cas où un voyageur, client ou utilisateur nous demanderait d'accéder à ses informations et données personnelles en supposant que LES COMPAGNIES AÉRIENNES en sont responsables et qu'il s'avère que ce n'est pas le cas, il suffira que les COMPAGNIES AÉRIENNES l'indiquent au titulaire par quelque moyen que ce soit pour que la demande soit considérée comme ayant reçu une réponse.

La réponse à la demande d'accès, de rectification, d'annulation ou d'opposition des données personnelles sera gratuite. Nos clients, voyageurs ou utilisateurs prendront uniquement en charge les frais d'expédition justifiés ou les frais de reproduction en copies ou autres formats, dont nous les informerons en temps voulu.

Si un même client, voyageur ou utilisateur réitère sa demande d'accès, de rectification, d'annulation ou d'opposition des informations et données personnelles dans un délai inférieur à 12 mois à compter de la date de la dernière demande, la réponse à la demande pourra entraîner des frais supplémentaires, indiqués par LES COMPAGNIES AÉRIENNES, conformément aux dispositions de l'article 35 de la loi fédérale sur la protection des données personnelles.

LES COMPAGNIES AÉRIENNES pourront refuser l'accès total ou partiel aux informations et aux données personnelles ou la rectification, l'annulation ou l'opposition au traitement de celles-ci, dans les cas suivants :

• Si le demandeur n'est pas le titulaire ou que le représentant légal n'est pas accrédité pour ce faire.
• Si les informations et les données personnelles du demandeur sont absentes de la base de données des COMPAGNIES AÉRIENNES.
• Si les droits d'un tiers sont bafoués.
• En cas d'obstacle légal ou de résolution d'une autorité.
• Si une rectification, annulation ou opposition a précédemment été réalisée, et que la demande manque donc de contenu.

L'annulation des informations et des données personnelles donnera lieu à une période de blocage à l'issue de laquelle les données en question seront supprimées. Une fois les informations et les données personnelles annulées, LES COMPAGNIES AÉRIENNES en informeront le titulaire.

Une fois ces actions réalisées, LES COMPAGNIES AÉRIENNES pourront conserver les données personnelles exclusivement aux fins des responsabilités dérivées du traitement mentionné dans cette politique. Lorsque les informations et les données personnelles ont été transmises à des tiers ou à des gestionnaires avant la rectification ou l'annulation et sont traitées par ces tiers, nous, LES COMPAGNIES AÉRIENNES, devrons transmettre la demande présentée par le titulaire pour leur permettre de procéder auxdites rectifications ou annulations.

Nous, LES COMPAGNIES AÉRIENNES, ne serons pas tenues d'annuler les informations et les données personnelles dans les cas prévus à l'article 26 de la Loi fédérale sur la Protection des données personnelles, ni lorsque le titulaire a l'obligation légale ou contractuelle de demeurer dans la base de données, selon les dispositions prévues par la loi. De même, lorsque les informations et données personnelles collectées ne seront plus nécessaires pour atteindre les objectifs prévus par la présente politique et les dispositions légales applicables, les informations et données personnelles seront supprimées des bases de données des COMPAGNIES AÉRIENNES.

Mécanismes et procédures pour révoquer votre consentement :

Les titulaires pourront révoquer leur consentement au traitement de leurs informations et données personnelles à tout moment. Pour cela, il est nécessaire de nous envoyer un e-mail rédigé en espagnol à l'adresse e-mail suivante : habeadata@avianca.com. Celui-ci devra répondre aux mêmes exigences que celles indiquées pour l'exercice des droits ARCO, en précisant les informations et les données personnelles pour lesquelles vous souhaitez révoquer votre consentement. Nous procéderons à la révocation des données faisant l'objet de la demande dans un délai de 15 (quinze) jours ouvrés maximum à compter de la réception de votre e-mail.

Options offertes au propriétaire pour limiter l'utilisation ou la divulgation des informations et données personnelles :

Les titulaires pourront à tout moment limiter leur consentement au traitement de leurs informations et données personnelles à des fins marketing et de promotion en envoyant un e-mail à l'adresse suivante : habeasdata@avianca.com et en précisant les restrictions. Dans un délai ne dépassant pas 10 (dix) jours ouvrés à compter de l’envoi de l’e-mail, nous cesserons de vous envoyer des informations.

Les coordonnées de COMPAGNIES AÉRIENNES au Mexique sont les suivantes :
Adresse : Avenida Paseo de la Reforma 195-301, Colonia Cuauhtémoc, CP 06500, Mexico, D.F.
Numéros de téléphone au Mexique : 01800 1233120.
E-mail : habeasdata@avianca.com.

Pérou

5.3 Pérou.

Dans le cas d'informations et de données personnelles dont le traitement est effectué au Pérou, les procédures pour l'exercice des droits des titulaires seront celles prévues par la Loi 29733 et le Décret suprême 003-2013-JUS (ci-après la Loi et sa Réglementation).

Les voyageurs, clients ou utilisateurs ont le droit de connaître des détails sur le traitement des informations et des données personnelles que nous effectuons, de connaître les informations et données personnelles collectées, de s'y opposer lorsque nécessaire, de demander leur rectification si elles sont inexactes ou incomplètes, et de les supprimer lorsqu'elles ne sont pas utilisés conformément à la loi, aux conditions générales du service ou du produit acheté, au contrat concerné ou aux dispositions de la présente Politique de confidentialité.

En acceptant cette politique de confidentialité, vous déclarez librement, expressément et préalablement que vous avez été informé des droits que la loi péruvienne vous accorde en tant que propriétaire de vos informations et données personnelles, qui sont énoncés ci-dessous :

• Accès.
• Information.
• Rectification ou mise à jour.
• Annulation.
• Opposition.

Pour exercer ces droits, il est nécessaire d'adresser une demande adressée à LAS AEROLÍNEAS avec les éléments suivants :

• Noms, prénoms et justificatif de l'identité du demandeur (copie de la pièce d'identité nationale ou du passeport).
• Demande spécifique à l'origine de la requête.
• Domicile ou adresse électronique pour les notifications de réponse.
• Documents qui étayent la demande (en cas de droit de rectification, d'annulation ou d'opposition).
• Signature du demandeur.

Les modalités pour l’exercice de vos droits seront les suivantes :

1. Droit d’accès et d’information :

Les titulaires pourront exercer le droit d'accès pour visualiser les données incluses dans notre base de données, auquel cas nous leur fournirons l'accès aux informations demandées.

Il sera répondu à la demande d’accès dans un délai maximum de vingt (20) jours ouvrés à compter du jour suivant la réception de la demande.

Lorsqu'il n'est pas possible de traiter la réclamation dans ce délai, vous serez informé des raisons du retard et le délai de réponse sera prolongé de vingt (20) jours ouvrables supplémentaires. De même, le titulaire des données pourra faire valoir son droit à l'information pour connaître la façon dont ses données ont été collectées.
Cette demande sera traitée dans un délai maximum de huit (8) jours ouvrables à compter du jour suivant la réception de la demande. Si la demande d'exercice du droit d'accès ou d'information est incomplète, il lui sera demandé de la corriger dans un délai de cinq (5) jours suivant la réception de la réclamation.
Si les informations requises ne sont pas fournies dans un délai de cinq (5) jours à compter de la date de la demande, celle-ci sera considérée comme n'ayant pas été déposée.

2. Droit de rectification, mise à jour, opposition ou annulation :

Si le propriétaire estime que les informations contenues dans une base de données doivent être corrigées, mises à jour ou supprimées, il peut introduire une demande dûment motivée, qui sera traitée selon les règles suivantes : si la demande s'avère incomplète, vous devrez la compléter dans les cinq (5) jours suivant la réception de la réclamation.

Si cinq (5) jours se sont écoulés à compter de la date de la demande sans que vous ayez soumis les informations requises, la demande sera considérée comme non soumise.

D'autre part, si les informations ou documents qui accompagnent la demande s'avèrent insuffisants, LES COMPAGNIES AÉRIENNES pourront exiger que soient fournis, dans un délai de sept (7) jours suivant la réception de la demande, des documents complémentaires permettant d'étayer la demande, demandant au titulaire de fournir ledit document dans un délai de dix (10) jours ouvrables.

De même, si ce délai s'est écoulé sans que vous ayez soumis les informations requises, celles-ci seront considérées comme n'ayant pas été soumises. Durant le processus de rectification ou de suppression, LES COMPAGNIES AÉRIENNES ou le sous-traitant procéderont à un blocage empêchant l'accès aux données par des tiers.

Le délai maximum pour répondre à la demande de droit de rectification, de mise à jour, d'opposition ou d'annulation sera de dix (10) jours ouvrés à compter du jour suivant la date de réception de votre demande. Lorsqu'il n'est pas possible de traiter la réclamation dans ce délai, vous serez informé des raisons du retard et de la date à laquelle votre réclamation sera traitée, qui ne pourra en aucun cas excéder les dix (10) jours ouvrés suivants.

Les coordonnées des COMPAGNIES AÉRIENNES au Pérou sont les suivantes :

Adresse : Avenida Jose Pardo 831 (étage 4) Miraflores Lima Pérou.
Téléphone au Pérou (Lima) : 2136060.
E-mail : habeasdata@avianca.com.

Union européenne

5.4 Union européenne.

Conformément à la législation applicable et à travers la présente Politique, nous informons ci-après les Fournisseurs de nos Entreprises au sein de l'Union Européenne et/ou les fournisseurs des services de traitement des données dans le cadre des activités de nos Entreprises au sein de l'Union Européenne, de la façon dont nous traitons les données personnelles.

5.4.1 À quelles fins traitons-nous vos données personnelles ?

Nous utilisons vos données personnelles aux fins suivantes :

• CÉLÉBRATION ET GESTION DE LA RELATION CONTRACTUELLE : effectuer les évaluations et la sélection des fournisseurs potentiels ; Établir des relations d’affaires pour acquérir des biens ou des services. Contrôle et paiements des biens et services reçus ; évaluations qualitatives et quantitatives des niveaux de service reçus des fournisseurs ; communication des politiques et procédures sur la façon de collaborer avec les fournisseurs ; processus de contrôle et d'enregistrement comptable des obligations contractées avec les fournisseurs ; consultations, audits et examens découlant de la relation commerciale avec le fournisseur ; vérification dans la liste des risques ; analyse financière (pour les fournisseurs qui appliquent la politique d'achats) ; toute autre activité nécessaire au bon déroulement de la relation commerciale entre le fournisseur et les Entreprises.
• RESPECT DES OBLIGATIONS LÉGALES : respecter les aspects fiscaux et juridiques requis par les entités gouvernementales et réglementaires ; Répondre aux procédures légales, établir des rapports ou répondre aux exigences des différentes autorités administratives et de surveillance nationales ou internationales, des autorités policières ou judiciaires, de l'identification des fraudes et de la prévention du blanchiment d'argent et d'autres activités criminelles ; Ligne éthique.

5.4.2 Combien de temps conserverons-nous vos données personnelles ?

Les données personnelles fournies par les fournisseurs seront conservées aussi longtemps que la relation commerciale est maintenue et pendant les années nécessaires au respect des obligations légales, notamment en matière comptable, fiscale et tributaire, et pourront être conservées pendant une période pouvant aller jusqu'à dix (10) années. Dans tous les cas, afin de maintenir nos informations à jour, nous effectuons des processus périodiques de nettoyage des informations des fournisseurs avec lesquels la relation commerciale est terminée ou interrompue.

5.4.3 Quelle est la légitimité du traitement de vos données ?

La base juridique fondamentale qui nous permet de traiter les données de nos fournisseurs est l'exécution du contrat, dont découlent des droits et des obligations pour les deux parties. Certaines obligations légales, fiscales et aéronautiques, entre autres, nous obligent aussi à réaliser certains traitements de données. Dans certains cas, le traitement que nous effectuons est basé sur notre intérêt commercial légitime, comme dans le cas de prévention de la fraude, et lorsque les intérêts ou les droits et libertés des titulaires ne prévalent pas. Pour exécuter le contrat et fournir les services acquis, ainsi que dans le respect de certaines exigences légales, certaines données essentielles doivent être collectées. Le titulaire est tenu de fournir les données personnelles (véridiques et mises à jour) requises par les dispositions légales et toutes celles qui sont nécessaires à la signature du contrat. S'il ne les fournit pas, nous serons dans l'incapacité de gérer et finaliser la relation contractuelle. Lors de la conclusion du contrat, vous serez informé quelles données sont obligatoires et lesquelles ne le sont pas, de sorte que le défaut de communication des données obligatoires entraînera l'impossibilité d'exécuter le contrat.

5.4.4 À quels destinataires vos données seront-elles communiquées ?

Les données de nos fournisseurs pourront être légitimement communiquées aux tiers suivants :

• Pour la gestion de la relation contractuelle : aux sociétés du groupe dont font partie nos Entreprises de l’Union Européenne, à savoir : Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca Tampa Cargo S.A.S, Avianca Ecuador S.A., Taca International Airlines S.A., Líneas Aéreas Costarricenses S.A. Lacsa, Trans American Airlines S.A., Aviateca S.A., Servicios Aéreos Nacionales, Sociedad Anónima (SANSA), Isleña de Inversiones, S.A. de C.V. ; les fournisseurs d'outils de sécurité utilisés dans le traitement des transactions bancaires, entités bancaires, assurances, nos représentants ou agents. - Pour le respect des obligations légales : Autorités administratives, judiciaires, fiscales et/ou réglementaires, forces et organismes de sécurité et organismes de régulation, lorsque la loi l'exige. - Pour la gestion de la Ligne Ethique : Navex Global Inc., société constituée en vertu des lois du Delaware, aux États-Unis, chargée du traitement de notre ligne éthique.

De nombreuses Entreprises du Groupe Avianca sont installées en dehors de l’Union européenne et, par conséquent, bon nombre de nos sous-traitants le sont également. Il est possible que dans certains cas les destinataires des informations et données personnelles se trouvent en dehors de l'Union européenne et le tout dans le seul but d'exécuter des obligations contractuelles. En cas de transfert de données en dehors de l'Union européenne, celui-ci sera réalisé conformément à la réglementation en vigueur (Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la Protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la Directive 95/46/CE - Règlement général sur la protection des données, ainsi que les législations nationales des États membres en la matière).

Dans le cas des pays ne disposant pas d'une décision d'adéquation de la Commission, des garanties appropriées ont été adoptées conformément à la réglementation applicable.

5.4.5 Quels sont vos droits lorsque vous partagez vos données avec nous ?

Nous pourrons éventuellement demander à nos fournisseurs de vérifier et de mettre à jour les informations dont nous disposons à leur sujet. De même, les utilisateurs peuvent demander la modification des informations fournies et exercer leurs droits légaux en tant que titulaires des données personnelles en contactant afiliacion.proveedores@avianca.com. Nos fournisseurs ont le droit d'obtenir la confirmation si nous traitons ou non des données personnelles les concernant. De même, ils auront le droit d'accéder à leurs données personnelles, et de demander la rectification de données inexactes ou, le cas échéant, de demander leur suppression lorsque, notamment, les données ne sont plus utiles aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Dans certaines circonstances, nos fournisseurs pourront demander la limitation du traitement de leurs données, auquel cas, à l'exception de leur conservation, nous les traiterons uniquement pour la formulation, l'exercice ou la défense de réclamations ou dans les autres cas prévus par la législation applicable. Dans certaines circonstances et pour des raisons liées à leur situation particulière, nos fournisseurs pourront s'opposer au traitement de leurs données. Nous cesserons de traiter les données, sauf pour des raisons légitimes et impérieuses, ou pour la formulation, l'exercice ou la défense d'éventuelles réclamations. Vous trouverez ici les formulaires pour exercer vos droits. Pour ce faire, ils devront adresser une demande écrite, accompagnée des justificatifs prouvant leur identité, par e-mail à afiliacion.proveedores@avianca.com, habeasdata@avianca.com ou par courrier postal à l'adresse du Responsable du traitement sélectionné :

• Plus précisément, nos sociétés dans l'Union européenne sont : Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca Sucursal en España
  C/ Castelló, nº 23 – 4º Izq.
  28001 Madrid Espagne
  E-mail : habeasdata@avianca.com
• Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca UK Branch
  36 Kennington Road
  Lambeth SE17BL Londres Royaume-Uni
  E-mail : habeasdata@avianca.com

Si vous souhaitez obtenir plus d'informations sur vos droits, si vous n'avez pas obtenu satisfaction dans l'exercice de vos droits et/ou souhaitez présenter une réclamation, vous pourrez le faire en vous adressant à l'autorité de contrôle en matière de protection des données (Agence Espagnole de Protection des données). Les coordonnées sont incluses ici.

5.4.7 Ligne éthique

L'Organisation dispose d'une Ligne éthique, gérée par Navex Global Inc., société constituée en vertu des lois du Delaware, aux États-Unis, et indépendante de l'Organisation, pour permettre aux collaborateurs, tiers liés, fournisseurs, actionnaires, voyageurs, clients, utilisateurs et au public en général, de poser des questions, révéler des conflits d'intérêts ou déposer des plaintes, qui seront traités de manière confidentielle. Cette Ligne éthique garantit l'anonymat, si la personne responsable d'un signalement ne souhaite pas révéler son identité.

La Ligne éthique est disponible 24 h/24 et 7 j/7 via le portail web aviancaholdings.ethicspoint.com et au moyen de plusieurs lignes téléphoniques, disponibles via le lien précédent.

Le traitement des données personnelles, leur protection et leur confidentialité seront effectués par les sociétés filiales d'Avianca Holdings S.A, afin d'enquêter sur les plaintes, de répondre aux demandes et d'entreprendre les actions administratives ou juridiques appropriées. Ce traitement sera effectué conformément à leurs Politiques de Confidentialité, consultables dans la rubrique « Politiques » du portail Ethics Line.

5.4.8 Sous-traitant en charge du Traitement.

Chez Avianca, nous sélectionnons uniquement des sous-traitants offrant des garanties suffisantes pour l'application de mesures techniques et organisationnelles appropriées, afin que le traitement des données personnelles en notre nom soit conforme au Règlement UE 2016/379 et garantisse la protection des droits des personnes concernées par les données dont nous sommes responsables. Dans les cas où, dans le cadre des services offerts par nos fournisseurs aux Entreprises, ceux-ci traitent des données personnelles pour le compte de ces dernières, ils devront préalablement signer un contrat de sous-traitance avec, conformément à la réglementation en vigueur et, notamment, aux dispositions de l'article 28 du Règlement UE 2016/679. Dans ce cas, nos fournisseurs, en leur qualité de sous-traitants, devront se conformer aux dispositions du Règlement précédemment cité, et notamment de son article 28, et à la réglementation applicable des États membres, et devront mettre à notre disposition toutes les informations démontrant leur conformité envers ces obligations, et également permettre que des audits soient réalisés par nos soins.

5.4.9 Modifications de la politique de confidentialité.

Cette politique de confidentialité peut être modifiée lorsque nous le jugeons nécessaire. Nous nous réservons le droit de mettre à jour et d'apporter des modifications importantes à cette politique.

5.4.10 Date d'effet de cette Politique.

La politique générale de confidentialité entre en vigueur le jour de sa publication. La dernière révision publiée date du 25 mai 2018.

Canada

5.5 Canada.

Dans le cas d'informations et de données personnelles dont le traitement est effectué au Canada, les procédures pour l'exercice des titulaires seront celles établies par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, également connue sous le nom de LPRPDE. Il s'agit d'une loi fédérale qui vise à établir les règles régissant la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels au Canada. Cette loi s'applique au Canada, à l'exception des provinces de la Colombie-Britannique, de l'Alberta et du Québec. Ces provinces sont exemptées de l'application de ce statut car elles leurs réglementations locales comprennent des dispositions substantiellement similaires à celles stipulées par la LPRPDE.

La LPRPDE impose aux organisations une obligation générale de recueillir, d'utiliser et de divulguer des renseignements personnels à des fins raisonnables et appropriées dans les circonstances. De plus, une liste de 10 principes que chaque organisme privé doit respecter lors de la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels de tout voyageur, client ou utilisateur, est consultable dans ladite LPRDE.

Les utilisateurs pourront également refuser l'option de recevoir tout type d'informations sur les services des COMPAGNIES AÉRIENNES lorsqu'on leur de fournir une adresse e-mail de contact et pourront, à tout moment, se désabonner des services d'information auxquels ils se sont abonnés.

Le titulaire des informations et des données personnelles peut exercer ses droits en envoyant sa demande, plainte ou réclamation à habeasdata@avianca.com et celle-ci sera traitée selon les conditions de cette Politique de confidentialité et les lois en vigueur.

États Unis

5.6 États-Unis.

Le Département de Transport des États-Unis d'Amérique (ci-après le « DOT ») établit que les COMPAGNIES AÉRIENNES devront informer, en fournissant suffisamment d'information, de la collecte, l'utilisation et la divulgation des informations personnelles et les données personnelles des voyageurs, clients ou utilisateurs.

Bien qu'il n'existe aucune loi fédérale qui réglemente spécifiquement le traitement des informations et données personnelles dans ce pays. Le DOT pourra enquêter sur et empêcher toute pratique liée à la vente de services de transport aérien, qui inclut également le traitement des informations personnelles et des données de voyageurs, clients ou utilisateurs.

Nous, LES COMPAGNIES AÉRIENNES, nous engageons à respecter la Loi sur la Protection de la vie privée des enfants aux États-Unis d'Amérique (également connue sous le nom de COPPA).

La loi COPPA, qui réglemente la protection de la vie privée des mineurs aux États-Unis, habilite le DOT à enquêter sur toute utilisation d'informations et de données personnelles faites à des mineurs de moins de 13 ans sur le web.

Dans le cas où une personne de moins de 13 ans nous fournirait des informations personnelles ou des données personnelles sans le consentement préalable de ses parents ou de son tuteur ou représentant légal, ceux-ci pourront contacter LES COMPAGNIES AÉRIENNES à l'adresse habeasdata@avianca.com et Avianca traitera la demande, la plainte ou la réclamation conformément aux dispositions de la présente Politique et des lois en vigueur.

De plus, le cas échéant, vous pouvez consulter nos Politiques de confidentialité et de protection des données.

• Si vous êtes voyageur, client ou utilisateur de nos services et souhaitez consulter les conditions de confidentialité applicables à vos informations et données personnelles, veuillez consulter notre Politique Générale de Confidentialité pour la Protection des Données personnelles des Voyageurs, Clients et Utilisateurs.
• Si vous êtes un travailleur actif, un travailleur retraité, un retraité, un tiers lié, un bénéficiaire ou un candidat à un poste chez LAS AEROLINEAS et souhaitez consulter les conditions de confidentialité applicables à vos informations et données personnelles, veuillez consulter notre Politique de confidentialité pour les collaborateurs.
• Si vous êtes actionnaire d'Avianca S.A. et que vous souhaitez consulter les conditions de confidentialité applicables à vos informations et données personnelles, consultez notre Politique de confidentialité d'Aerovías del Continente Americano S.A. Avianca en matière de Protection des Données personnelles des actionnaires et des investisseurs.
• Si vous êtes actionnaire d'Avianca Holdings S.A. et que vous souhaitez consulter les conditions de confidentialité applicables à vos informations et données personnelles, consultez notre Politique de confidentialité d'Avianca Holdings S.A. en matière de protection des données personnelles des actionnaires et des investisseurs.